آموزش نکات طلایی ویژه منشی تلفنی (آموزش مکالمه تلفنی )

در این مقاله به …

*آداب معاشرت تلفن

*آموزش نحوه پاسخگویی به تلفن

* آموزش منشی تلفنی

*طرز صحبت با تلفن

*نکات مهم در استخدام منشی تلفنی

می پردازیم.

منشی تلفنی امروزه به یکی از شغل های پرمخاطب و البته پر مشغله تبدیل شده است. زیرا هرمدیری علاقه دارد در مکالمه تلفنی خودش با واسطه با مشتریان صحبت کند و این خود نمونه ای از ترفند های بازاریابی و افزایش اعتماد ودرآمد شرکت می شود.

بسیاری از مدیران و سازمان ها فقط صرفاً به دنبال استخدام منشی تلفنی و منشی جهت پاسخگویی به تلفن هستند و به آموزش منشی تلفنی خود و یا آموزش مکالمه تلفنی نیروهای خود اهمیت نمی دهند!

تبریک به شما!

شما فردی هستید که برای کارمندان و مشتری خود ارزش قائلید و جزو افرادی هستید که برای موفقیت خود برنامه دارید.

توصیه بنده این است که از وب سایت کارکنان به آدرس www.karkonan.com که در رابطه با آداب معاشرت است دیدن فرمایید.

با خواندن این مقاله شما یک قدم به موفقیت خود نزدیک شده اید.

پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!

پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی) >>> برای اطلاعات بیشتر، روی تصاویر پایین کلیک کنید.

[box type=”custom” bg=”#db4832″ border=”#7100e2″]در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری حتی در محل سازمان شما (همراه با ارائه مدرک معتبر بین المللی) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) ویژه منشی ها ومسئول دفاتر شما با تدریس آقای حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک منشی جهت برگزاری جلسات و هماهنگی فعالیت های مدیر و رئیس خود به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن 021۲۲۴۴۵۴۰۶و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.[/box]

مثالی از یک اشتباه

«خانم احمدی منشی مطب دکتر سعیدی که متخصص زیبایی است می باشد. او مشغول تنظیم برنامه دکتر برای مراجعت مشتریان به دکتر است که ناگهان تلفن مطب زنگ می خورد. خانم احمدی سریعاً کارهایش را تکمیل می کند و با لبخند پس از چند لحظه می گوید: بفرمایید، در خدمتتون هستم.»

به نظر شما آیا خانم احمدی آداب معاشرت تلفن و نحوه صحبت با مشتری را به خوبی اجرا کرد؟

مطمئناً شما الآن به دنبال این هستید که اشتباه این مکالمه تلفنی در کجاست و مکالمه از این بهتر چگونه می تواند باشد.

اشتباه یک:

سعی کنید اولویت کاری شما به عنوان یک منشی تلفنی یا مسئول دفتر پاسخ به تلفن باشد نه کار دیگر و همیشه گوشی تلفن را پس از سه بار زنگ زدن بردارید. زیرا اگر طول بکشد نتایجی از قبیل اینکه شرکت ما آنقدر از کنترل خارج است که نمی تواند اصول اولیه را انجام دهد!

یا اینکه مطب ما از نیروی کافی بهره مند نیست که پاسخ تلفن را بدهد و یا اینکه شرکت شما ورشکست شده است!

اشتباه دوم:

به تلفن کننده همیشه سلام کنید زیرا سلام میزان دوستی و علاقه مندی ما را به طرف مقابل نشان می دهد.

اشتباه سوم:

نام خود را بگویید: زیرا آن شخص متوجه می شود که با چه شخصی تماس گرفته است و این می تواند در صمیمیمت شما با طرف مقابل نیز تأثیر بگذارد.

–طرز پاسخگویی به تلفن و نحوه صحبت تلفنی با مشتری در یک شرکت می تواند کل داستان مربوط به میزان خدماتی که ما از آن شرکت انتظار داریم را برای ما بازگو کند.

اصول اولیه نحوه پاسخگویی به تلفن

1: گوشی را پس ازاینکه سه بار زنگ خورد بر دارید.

2: همیشه به تلفن کننده سلام کنید. اولویت سلام کردن با شماست.

3: نام خود را بگویید. سعی کنید همیشه تلفن کننده بداند که شما چه شخصی هستید.

نکته:در اویل مکالمه نام مشتری را بپرسید و در جای مناسب بنویسید و حداقل سه بار در طی مکالمه از آن استفاده کنید.

سه روش برای پاسخگویی به تلفن (آموزش پاسخگویی به تلفن)

1: خط مستقیم:

معمولاً در این شرایط، تلفن کننده می داند که با چه شرکتی تماس گرفته است و شما فقط لازم است که خود را معرفی کنید و نامتان را بگویید. مثلاً: سلام صبح بخیر من شیردل هستم. در خدمتتون هستم یا چه خدمتی از من ساخته است.

2: تلفن شرکت:

در این شرایط به جای نام خود نام شرکت خودتان را به طرف مقابل بگویید. مثلاً: سلام ظهرتون بخیر با شرکت … تماس گرفته اید بفرمایید.

3: تلفن بخش:

در این شرایط فقط گفتن نام بخش همراه نام خود کافی است. اما اگر از بیرون زنگ زده باشندقبل از گفتن نام بخش یا معرفی خود باید نام شرکت را ذکر کنید. مثلاً: سلام وققتتون بخیربخش، خدمات من شیردل هستم چه خدمتی از من ساخته است؟

نکته: یادمان باشد زمانی که مشتریان به شرکت ما تلفن می زنند خدمات تلفنی و نحوه پاسخگویی به تلفن ما اولین اثر مثبت را در آن‌ها ایجاد می کند.

مدیران دقت کنند!

[box type=”custom” bg=”#ffffff”]اگر به اهمیت این بخش پی برده باشید سعی کنید به شرکت خود به صورت فردی تماس بگیرید یا شخصی را برای تماس با شرکت خودتان در نظر بگیرید و تست کنید که چقدر منشی شرکت شما از آداب معاشرت تلفن و نحوه صحبت تلفنی با مشتری و مکالمه تلفنی آگاهی دارد و چقدر در این رابطه آموزش دیده است.[/box]

-نکات مهم آداب ورسوم معوق گذاشتن تلفن (آداب معاشرت تلفن) به شرح زیر است:

*از مشتری بپرسید و ازاو اجازه بگیرید که آیا می تواند تلفن او را روی انتظار بگذارید.

*منتظر جواب شوید.

*به مشتری علت روی انتظار گذاشتن تلفن اورا بگویید.

*همیشه زمان مشخصی را به مشتری برای به تعویق گذاشتن تلفن بگویید مثلاً ممکن است یک دقیقه تلفن روی حالت انتظار منتظر باشید تا من پرونده شما را از بایگانی در بیاورم.

*پس از این که مجدداً روی خط برگشتید از مشتری تشکر کنید.

آداب پایان دادن به مکالمه تلفنی

*هر اقدامی که قرار است انجام دهید و مشتری هم با آن توافق کرده را دوباره تکرار کنید.

*از تلفن کننده بپرسید که آیا کار دیگری هم دارد.(ممکن است موارد یا نکاتی را فراموش کند که با این تأکید شما نکات فراموش شده را به خاطر می آورد.)

*همیشه از مشتری بابت تلفن کردن تشکر کنید.

*اجازه دهید ابتدا تلفن کننده ابتدا گوشی را بگذارد. با این کار از قطع شدن اتفاقی تلفن او در وسط جمله اش جلوگیری می کنید.

*به محض اینکه گوشی را گذاشتیداطلاعات مهم را یادداشت کنید. این کار باعث کاهش فراموش کردن اطلاعات و مکالمه شما می شود.

[box type=”custom” bg=”#db4832″ border=”#7100e2″]در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری (در محل کار شما) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) ویژه منشی گری و همچنین رئیس دفتر با تدریس آقای حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک منشی جهت برگزاری جلسات و هماهنگی فعالیت های مدیر و رئیس خود به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن021۲۲۴۴۵۴۰۶ و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.[/box]

پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!