اصطلاحات نامه اداری-آموزش نامه نگاری رسمی و اداری

اصطلاحات نامه اداری یکی از مهمترین و پرکاربردترین مواردی است که ما باید برای انتقال سریع و آسان مطالب آنها را فرا گرفته در و یک نامه رسمی و اداری از آنها استفاده کنیم.

در این مقاله به مهمترین اصطلاحات نامه نگاری اداری می‌پردازیم:

عطف (در پاسخ): اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان از عطف استفاده می‌شود. (عطف به نامه شماره…)

پیرو (در تعقیب): هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده باشد، بعد از ذکر عنوان از پیرو استفاده می‌شود (پیرو نامه شماره…..)

ابتدا به ساکن: اولین نامه‌ای که در مورد موضوع مورد مکاتبه نوشته می‌شود.

اقدام مقتضی: مجموعه دستورهایی است در مورد کارهای خاص، لازم، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد.

صورت جلسه: نوشته ای است که حاوی مطالب مطروحه، گفتگوها یا تصمیمات اخذشده در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری می‌باشد و به وسیله دبیر یا منشی جلسه تدوین و تنظیم می‌شود.

دستور جلسه: هدف جلسه و برنامه برگزاری جلسه که قبلاً به‌وسیله دعوت نامه به اعضا اطلاع داده شده است.

دستورالعمل: در اصطلاح عبارت است از ترتیب انجام کار به ترتیب و توالی اجزای آن است که به‌صورت مکتوب تدوین و بر اساس موازین خاصی برای اجرا به‌وسیله مقامات و در حدود وظایف و مسئولیت‌ها و مأموریت به متصدیان ذیربط ابلاغ می‌گردد.

خط مشی: نوعی رویه و طرز عمل است و مانند تابلوهای راهنمایی برای ارائه خدمت ارائه می‌شود.

بخشنامه: بخشنامه در لغت به معنی حکم یا دستوری که از طرف وزارتخانه و یا موسسه‌ای در نسخه‌های متعدد نوشته می‌شود و به شعب و کارمندان ابلاغ می‌شود.

آیین نامه: دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته می‌شود.

اندیکاتور: (نامه نما) به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمامی نامه ها وارده و صادره به سازمان به‌کار گرفته می‌شود و به طور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود.

پی نوشت: به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می‌آید گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به‌کار می رود که در حقیقت هامش نامه است.

هامش: واژه عربی و به معنای حاشیه و مرز است و در اصطلاح اداری به مطالبی گفته می‌شود که در حاشیه نامه نوشته می‌شود.

پیوست: هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود، پیوست نام دارد. به طور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه، کلمه پیوست چاپ می‌گردد.

اگر نامه‌ای دارای پیوست باشد، باید روبه روی آن کلمه «دارد» را اضافه کنیم؛ و یا تعداد برگه‌های پیوست را می‌نویسیم.

رونوشت: رونوشت عبارت است سازمان‌ها یا اشخاصی که علاوه بر گیرنده اصلی باید نامه برای آنها نیز ارسال و آنان نیز در جریان محتوای نامه قرار بگیرند ارسال می‌شود. اگر نامه اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد، آن نامه در 5 نسخه تایپ می‌شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می‌شود که یک نسخه هم نامه اصلی است.

استـناد: اين كلمه عربي و مصدر لازم و در لغت به معناي پشت دادن، توجه يا تكيه كردن به موضوع يا مطلبي است و براي توجه دادن ارباب‌رجوع به مقررات مورد استناد به‌كار مي‌رود.

اعـلام: به معناي «آگاه كردن» و «شناساندن» است و با افعال ”مي‌دارد« و «مي‌نمايد» و «مي‌كند» و «مي‌شود» و «مي‌گردد” به‌كار مي‌رود.

دبيـرخـانه: دبیرخانه واحدی است که اداره امور دفتری را بر اساس روش های مشخص و تدوین‌شده هر سازمان بر عهده دارد؛ و از مهم‌ترین وظایف دبیرخانه، نظارت بر نامه‌های دریافتی و ثبت و توزیع نامه‌های وارده یا صادر شده است.

ابلاغ: نوع رساندن و کیفیت ارسال احکام و فرمان‌ها و دستورات و وصول آن از سوی گیرنده است.

ایفاد: به معنی ارسال کردن است.

امتنان: به معنی قدردانی و سپاسگذاری است.