چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ (آموزش مدیریت زمان)
به احتمال زیاد شما نیز با مسائل زیر مواجه شده‌اید:
در انتهای هر روز با انبوهی از کارهای انجام نشده مواجه شوید.
مهمترین کارهایی که باید انجام دهید هر روز به تعویق می‌افتند .
هنگام کار تمرکز ندارید.
بلافاصله پس از شروع کار حواستان پرت می‌شود.
کمی پس از شروع کار خسته می‌شوید و انرژی ندارید.
مدیرتان به خاطر به تأخیر افتادن کارها شما را بازخواست می کند.
و….
تعریف مدیریت زمان:
مدیریت زمان یا Time Management،به معنی انجام دادن به موقع کارها بدون اتلاف زمان.
در این مقاله به مهمترین راهکارهایی که یک کارمند و منشی و مسئول دفتر نیاز دارد تا دیگر دچار کمبود وقت نشود و اینکه وظایف خود را سر وقت انجام دهد می پردازیم.
شخصی که بتواند اولویت‌های کاری خود را مشخص کند و برای انجام آن برنامه زمانی مناسبی را اختصاص دهد و آن کار را در همان زمان انجام بدهد در مدیریت زمان موفق عمل کرده است.
پس اصول مدیریت زمان شامل:
الویت بندی وظایف
زمان‌بندی وظایف اولویت بندی شده
و در نهایت انجام وظایف می باشد.
برای ثبت نام و شرکت در دوره آموزش منشیگری VIP اینجا کلیک کنید!
چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟(اهمیت مدیریت زمان)
همیشه این نکته را در ذهن خود تکرار کنید که شما به عنوان شخصی استخدام شده اید که وظیفه دارد کارهایی که یک مدیر و مسئول وقت
آن را ندارد و به آن کارها نمی‌رسد شما آن وظایف و کارها را انجام دهید. مدیریت زمان به شما کمک می کند کارهایتان را سریع و بدون استرس
کاری انجام بدهید.
چرا که دیگر نگران عقب افتادن کارها و وظایف روزانه نیستید و با آرامش کافی به فعالیتتان در شرکت ادامه خواهید داد.
چرا در محیط کار دچار کمبود زمان می شویم؟
عدم برنامه ریزی
یعنی اینکه نمی‌دانیم چه کاری را چگونه و چطور باید انجام دهیم یا اینکه نمی‌دانیم چه کاری را در چه زمانی انجام دهیم و در تفکیک وظایف توانمند نیستیم.
اکثر اوقات کمبود زمان هنگامی رخ می دهد که شما با انبوهی از کارهای ریز و درشت مواجه می شویم و دیگر نمی توانیم اولویت‌بندی کنیم و استرس به پایان نرسیدن کارها به سراغمان می‌آید.اما راه کار چیست؟
ضعف در تفیض اختیار
گاهی کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.! بسیاری از اوقات ما در واگذار کردن کارها به دیگران بسیار ضعیف عمل می کنیم یعنی ممکن است کار را واگذار کنیم اما باز هم زحمت اصلی آن را خودمان بکشیم و این به معنی این است که باز هم کاری را واگذار نکرده ایم!
تا به حال این اتفاق برای شما افتاده است که نامه ای را به همکارتان برای تایپ بدهید و زمانی که آن را دریافت می کنید و بعد از آن مدت زمانی که شما صرف ویرایش و غلط گیری نامه صرف می کنید بیشتر از زمان تایپ آن نامه بوده است!
همیشه یادمان باشد قبل از اینکه بخواهیم وظیفه ای را به دیگران محول کنیم بدانیم آیا انجام آن توسط آن شخص مقرون به صرفه هست یا خیر.
حساسیت بیش از حد (کمال طلبی)
خیلی از مواقع کارمندان ،منشیان و مسئولین دفاتر به یک کار با حساسیت بیش از حدی می پردازند .به عنوان مثال وقتی یک نامه را تایپ می کنند چندین بار آن را ویرایش و چک می‌کنند و آن قدر نامه را طول می‌دهند که باعث ناراحتی مدیر و دیگران خواهد شد.
نامه‌ای که 5 دقیقه‌ای باید آماده می‌شد را در فاصله بیست دقیقه انجام می‌دهند.
اهمال‌کاری
گاهی ما کارهایمان را به بعد از صبحانه خوردن موکول می‌کنیم و دوست نداریم اول صبح کاری را انجام دهیم درحالی‌که اول صبح بهترین زمان و مناسب ترین زمان برای انجام کارها و وظایف روز مره است زیرا بدن هم توانایی بیشتری و تمرکز بیشتری دارد و هم اینکه کارها به مراتب سریع تر انجام خواهد شد و مورد بعدی اینکه ما برای تمام طول روز آمادگی خود را به بهترین شکل به دست آورده ایم. توصیه بنده این است که تلاش کنید اگر کاری به شما می‌دهند همان لحظه آن را انجام دهد و دیگر نگران انجام ندادن آن نباشید.
مشکل در نه گفتن
شاید شما هم از جمله افرادی باشید که نمی توانید به همکاران و حتی مدیرتان نه بگویید و این باعث افزایش وظایف و کارهای شما خواهد شد. من به خاطر اینکه ما با مدیرم یا همکار رودربایستی دارم نمی توانم به درخواستش نه بگم!
این مشکلی است که در بسیاری از ما دیده می شود.و باعث می شود که زمان کافی برای انجام وظایف و مسئولیت‌های خود نداشته باشیم.
[box type=”custom” border=”#81d742″]اگر شما هم خودتان را قربانی این نوع رفتار می‌دانید پیشنهاد میکنم حتماً در دوره آموزش منشی گری و مسئول دفتر این وب سایت شرکت کنید تا از شر این عادت بد رهایی پیدا کنید.[/box]
صحبت‌های کم اهمیت با مراجعان و همکاران
مشاهده می شود گاهی اوقات ما آن قدر زمان صرف صحبت های بی اهمیت با همکارانمان می کنیم که یادمان می رود برای چه کاری استخدام شده ایم! یا اینکه آن قدر سرگرم صحبت با مشتریان و مراجعان می شویم که از برنامه مدیر و شرکت غافل می شویم .این کارها نشان دهنده عدم تمرکز ما در محیط کار می باشد و باید تلاش کنیم در محیط کار به جز زمان‌های استراحت به طور کامل تمرکز خود را به وظایف خود بدهیم و از مباحث حاشیه ای خودداری کنیم.چرا که هیچ سودی جز اتلاف زمان ما نخواهند داشت.
تلفن‌های غیرضروری
جالب است بدانید که در محیط های کاری تلفن های غیرضروری دو برابر تلفن‌های کاری اتفاق می‌افتد!
اگر ما در اوج ساعات کاری بتوانیم تلفن‌های شخصی و غیر مهم خود را مدیریت کنیم به راحتی زمان‌های بسیاری را آزاد خواهیم داشت.!
انجام چند کار همزمان!
تصور کنید در حال مکالمه تلفنی هستید و به درخواست مشتری هم دارید رسیدگی می‌کنید همان طور هم در حال نوشیدن قهوه هستید که دارد سرد می شود و در همان لحظه هم همزمان مراقب نوبت دهی به مشتریان و مراجعان هم هستید.
به نظرتان کدام یک ازاین کارها را به درستی انجام دادید؟آیا از مکالمه تلفنی چیزی برداشتتان شد؟آیا به صحبت‌های مشتری دقت کردید و علاقه مندی و احترام به مشتری را رعایت کردید ؟ آیا مزه قهوه را احساس کردید؟آیا در نوبت دهید دچار اشتباه نشدید؟
درست است که همه کارها را شما انجام دادید ولی این کارها مجدداً باید از نو تکرار شود یعنی اینکه دوباره باید با آن شخص تماس بگیرید،دوباره با مشتری صحبت کنید و به اعتراض مشتریان در رابطه با اشتباه در نوبت دهی رسیدگی کنید!
همیشه کارهایتان را به صورت مجزا از هم انجام دهید و در این صورت تمام تمرکز خود را معطوف به همان کار بکنید.
سرگرم بودن به بازی‌های کامپیوتری و گوشی تلفن همراه
سعی کنید برای خودتان یک بازده زمانی برای چک کردن فضای مجازی ،یا گوشی خود بکنید قرار نیست به محض انجام دادن یک کار سریعاً تلفن خودمان را چک کنیم.
برای ثبت نام و شرکت در دوره آموزش منشیگری VIP اینجا کلیک کنید!
تکنیک های مدیریت زمان(راهکار مدیریت زمان)
یادداشت کردن
همیشه سعی کنیم اگر وظیفه ای را برعهده می گیریم آن را یادداشت کنیم تا اینکه آن را به حافظه بسپاریم.وقتی که وظایف و کارهای روزانه را یادداشت می‌کنیم دیگر امکان فراموشی از بین می رود و کارهای روزمره و حیاتی از قلم نمی‌افتد همچنین به راحتی شما می‌توانید کارهای اولویت دار را مرتب کنید و بر اساس اهمیت آن‌ها را انجام دهید.اما هنگامی‌که شما مسئولیتی را به ذهن می‌سپارید هر لحظه امکان فراموشی آن وجود دارد و همچنین ذهن شما همیشه مشغول خواهد بود و این استرس که ممکن است این کار فراموش شود تا لحظه ای که آن را انجام ندهید وجود دارد.
نکته:همه کارها را یادداشت نکنید (کارهایی که نیاز به زمان کمتری دارند را سعی کنید سریعاً انجام دهید و از یادداشت کردن آن خودداری کنید زیرا از شلوغی یادداشت و حجم زیاد کارها جلوگیری می‌شود و شما از استرس کمتری هم برخوردار خواهید شد.
تهیه لیست وظایف
مهمترین کاری که باید برای مدیریت زمان خود انجام دهید این است که لیستی از مهمترین وظایف خود تهیه کنید و از ابتدای روز تا انتهای آن به انجام آن کارها مشغول باشید همچنین زمان مشخصی برای هرکدام از این وظایف مشخص کنید .
بخش بندی زمان
زمانتان را به بخش های مختلفی تقسیم کنید و در آن مدت فقط به آن موضوع متمرکز شوید.
زمان های استراحت خود را مشخص کنید.و سعی کنید در آن زمان فقط به علایق خود رسیدگی کنید و نه کار!
نرم افزار‌های مدیریت زمان
سعی کنید از نرم‌افزارهای آنلاین و آفلاین مدیریت زمان چه برای تلفن همراه خود و هم برای کامپیوتر خود استفاده کنید
توصیه بنده به شما تهیه نرم افزار واندرلیست(WUNDERLIST) است . این نرم‌افزار این امکان را به شما خواهد داد که به راحتی برنامه‌های خود را مدیریت کنید و هیچ یک از آن‌ها را از قلم نیندازید!
استفاده از قانون 20 /80
این قانون به ما می‌گوید که همیشه 20 درصد از کارهای روزمره ما از اهمیت بسیار بالایی نسبت به 80 درصد بقیه برخوردارند و اگر ما آن 20 درصد را انجام دهیم دیگر بازخواست نخواهیم شد! همیشه اولویت اصلی را به آن 20 درصد اختصاص دهید و سپس به دیگر وظایفتان بپردازید.
در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری (همراه با ارائه مدرک معتبر) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) و همچنین مشاوره ویژه دفتر داران،منشیان و مسئولان دفتر با تدریس آقای حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک منشی و دفتر دار به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن ۲۲۴۴۵۴۰۶–۰۲۱ و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.
نویسنده :حسین شیردل
منبع:www.rahmand.com
ثبت ديدگاه