آموزش بایگانی و دفتر داری حرفه ای (آموزش بایگانی حرفه ای)
اگر می‌خواهید در اطلاعات و پرونده های خود دسته بندی مناسب و به روزی داشته باشید باید با بایگانی آشنا باشید!
در ضمن در دوره های آموزشی منشی گری و مسئول دفتر که به صورت اختصاصی از طرف وب سایت راهمند برگزار می شود به صورت VIP به نکات و ترفندهای
بایگانی(آموزش بایگانی) و دفترداری پرداخته می‌شود. و همچنین اگر مایل به دریافت محصولات آموزشی هستید کلیک کنید!
در این مقاله به
•آموزش بایگانی
•تعریف بایگانی
•ویژگی‌های بایگانی
•محل مناسب بایگانی
•لوازم موردنیاز بایگانی
•وظیفه تخصصی یک بایگان
می پردازیم.
بایگانی چیست؟(تعریف بایگانی):
بایگانی عبارت است از فن و مهارت اداره، حفظ ونظارت از اسناد و مدارک و به بیان دیگر مکان یا فضایی است که شما مدارک و اطلاعات چاپی خود را در آن نگهداری و محافظت می کنید. ممکن است مدارک چاپی باشند یا الکترونیکی در هرصورت تعریف بایگانی و به معنای نگهداری و حفاظت از این اسناد می باشد.
بایگانی به معنای حافظه‌ی سازمان است!
یک بایگانی حرفه ای باید دارای چه ویژگی هایی باشد؟
قابل اطمینان بودن:
هدف از بایگانی این است که از اسناد به صورت ویژه نگهداری کنیم و بک بایگانی حرفه ای باید چه از نظر محل نگهداری و چه از نظر فرد مورد نظر کاملاً حرفه‌ای باشد.
سهولت:
اگر مدارک و اسناد به‌سختی و با صرف بیشتری وقت به دست ما و مدیر ما برسد مطمئننا واکنش های مناسبی را در بر نخواهد داشت! سهولت دسترسی و سهولت استفاده از اسناد و مدارک شرط اساسی در بایگانی می باشد.
سرعت و دقت:
باید همه جوانب را رعایت کنیم تا اگر به عنوان مثال پشت تلفن هستیم در و می خواهیم اطلاعات مشتری را بدهیم باید هرچه سریع تر به اطلاعات بایگانی شده دسترسی پیدا کنیم بعضی مواقع شاهد بودیم که مدارک بنا به تشابهات به اشتباه به مشتری و یا به مدیر و حتی دکتر داده می شوند و باید خصوصاً در مطب به این امر دقت کرد که اطلاعات به دقت در بایگانی ثبت و نگهداری و مراقب جابجایی های اسناد و مدارک باشیم.
نظم:
مهم‌ترین فاکتور یک بایگانی مدرن رعایت نظم و اینکه هرچیزی متناسب با ویژگی‌ها و تناسب یک سند با دیگر اسناد است.
باید در چیدمان و ترتیب بندی اسناد به این ویژگی مهم که نظم است دقت کافی را مبذول داشت.
محل مناسب برای بایگانی چه ویژگی هایی دارد؟
شرط اساسی یک بایگانی انتخاب محل مناسب برای حفاظت و نگهداری اسناد چاپی است.
محل بایگانی ممکن است داخل قفسه های کاری شما خصوصاً در کار و حرفه منشی‌گری و مسئول دفتری یا اینکه در داخل اتاق های کاری با انواع قفسه بندی ها باشد.
امروزه درروش های نوین بایگانی اسناد(آموزش بایگانی) به محل بایگانی بسیار اهمیت می دهند؛ که برخی از ویژگی های آن عبارتند از:
1: به راحتی در دسترس شما باشد.
اگر شما هر روزه نیاز دارید که به اسناد دسترسی داشته باشید به دفتر خود نگاه کنید ببینید که با توجه به مشخصاتی که بیان می کنم چه محیطی مناسب کار شماست.
2: مزاحمت ایجاد نکند!
محل قرارگیری باید طوری باشد که مزاحمت رفت‌وآمد شما و دیگران نشود.
3: جلوگیری از سرقت و دسترسی دیگران
سعی کنید محل بایگانی در محلی که دوربین قرار دارد یا در جلوی دید شما است قرار گیرد، همیشه محل بایگانی قفل و کلیدهای آن را درجایی امن بگذارید. اطلاعات حفاظتی همیشه نباید به دیگران گفته شود و همیشه در گفتار خود دقت کافی را بکنید.
4: محیط ازنظر نظافتی و بهداشتی مناسب باشد.
بسیاری از دفاتر و شرکت‌ها محیط‌هایی را برای بایگانی انتخاب می‌کنند که در آن عیب و نقصی وجود دارد حواسمان باشد که محیط باید از هرگونه رطوبت، سوراخ شدگی و … عاری باشد.
پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!
برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!
پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی) >>> برای اطلاعات بیشتر، روی تصاویر پایین کلیک کنید.
در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری (همراه با ارائه مدرک معتبر) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) و همچنین مشاوره ویژه دفتر داران،منشیان و مسئولان دفتر با تدریس آقای حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک منشی و دفتر دار به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن ۲۲۴۴۵۴۰۶–۰۲۱ و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.
• به‌طورکلی محل بایگانی باید دارای شرایط زیر باشد:
1:براي جلوگیري از برخاستن گردوخاک، کف‌پوش اتاق بایگانی، باید از نوع ضد سایش و قابل شستشو باشد حتی‌الامکان باید از پوشش سنگ یا سرامیک استفاده شود.
2: پوشش داخلی و خارجی دیوارهاي بایگانی، باید از مصالح ضد رطوبت و ضد آتش ساخته‌شده و ازنظر حرارتی عایق‌بندی شده باشد.
3: باید از تابش مستقیم نور خورشید به اسناد جلوگیري گردد.
4:در مناطقی که تابش خورشید شدید است، از فیلترهاي مخصوص که پرتو فرابنفش را از خود عبور نمی دهند بر روي پنجره استفاده شود.
5:براي روشنایی محل بایگانی پرونده ها از لامپ‌های با نور سفید کم‌مصرف تایمر دار استفاده شود.
6: دیوارها داراي رنگ روشن باشند که انعکاس نور بالایی دارد.
7: نباید از محل نگهداري پرونده ها لوله هاي آب سرد یا گرم عبور کند.
8:با استفاده از عایق‌پوشی مناسب دیوارها، از نفوذ رطوبت جلوگیري گردد.
9:از بروز مشکلاتی مانند عیب لوله‌کشی، انسداد لوله‌های فاضلاب و سقفهاي معیوب که موجب نشت آب از طبقات فوقانی می‌گردد، با بازدید پیوسته جلوگیري شود.
10: پنجره‌های دیوارهای خارجی بازشو شود.
11:میزان دما برای بایگانی، به‌طور متوسط 18 تا 20 درجه با رطوبت 50 درصد هست.
12: به منظور جلوگیری از تابش خورشید، بهترین روش چیدمان پرونده ها و قفسه ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهای بین قفسه هاست.
13: حفاظت پرونده ها از گزند حشرات و قارچها، با تنظیم رطوبت و نور ارتباط مستقیم دارد. ولی برای مهار جوندگان مسدود کردن منافذ لوله‌های آب گرم، ورودی هواسازها ولوله‌های زهکشی، از مهم‌ترین اقداماتی است که عموماً توصیه می‌شود.
14: استعمال دخانیات در محوطه بایگانی پرونده‌ها اکیداً ممنوع است.
15: باید کلیدهاي اصلی برق در بیرون محل نگهداري اسناد تعبیه شود.
16: نصب دستگاه‌های حس‌گر حساس به دود و کپسول‌های اطفاء حریق مناسب براي محل بایگانی پرونده‌ها الزامی است.
17. براي اسناد حجیم و سنگین از قفسه‌های ثابت که تحمل بار بیشتری رادارند استفاده و در مراکزي که کمبود فضا وجود دارد از قفسه‌های متحرك، استفاده شود.
لوازم و وسایل بایگانی:
*پوشه
*کلاسور یا زونکن
*گیره
*منگنه
*کازیه
*ماشین شماره زنی (date)
*کاتر
*دستگاه کپی
*دستگاه لاک و مهر و…
پرکاربردترین و منطقی‌ترین نوع طبقه‌بندی بایگانی
1- طبقه‌بندی بر مبنای شاخص‌هایی بر اساس نام افراد، سازمان‌ها و مناطق جغرافیایی
2- طبقه‌بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
3: طبقه‌بندی بر اساس تاریخ
وظیفه تخصصی بایگانی(شرح وظایف دفتر دار)
• نظارت و کنترل بر تحویل و دریافت پرونده‌ها و مکاتبات از قسمت‌های مختلف
• تشکیل پرونده‌ها برابر کدهای تعیین‌شده در قسمت‌های مربوطه
• شماره‌گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
• تحویل گرفتن پرونده‌ها و نامه‌ها از مسئول، مدیر، دبیرخانه و …
• شماره‌گذاری پرونده‌های وارد به بایگانی
• تعویض زونکن‌های فرسوده و پشت‌نویسی پرونده‌ها و زونکن‌ها
• بررسی زمان امحاء اوراق
پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!
برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!
پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی) >>> برای اطلاعات بیشتر، روی تصاویر پایین کلیک کنید.
منبع: www.rahmand.com
ثبت ديدگاه