5 نمونه متن نامه اداری درخواست رفع مشکل+نکات مهم

تصور کنید در سازمانی مشغول به کار هستید و ناگهان سامانه داخلی شرکت از کار می‌افتد یا تجهیزات مهمی دچار نقص می‌شوند. شما مجبورید مشکل را به مدیر یا واحد پشتیبانی اطلاع دهید اما…
چالش اصلی اینجاست که بسیاری از افراد نمی‌دانند چگونه به‌طور رسمی و مؤثر مشکل خود را در قالب یک نامه اداری بیان کنند. درنتیجه یا درخواستشان جدی گرفته نمی‌شود یا فرآیند رفع مشکل طولانی و پرهزینه خواهد شد.

چرا نگارش صحیح نامه درخواست رفع مشکل مهم است؟

یک نامه اداری درست‌نویسی:

-مسیر پیگیری سریع‌تر مشکل را باز می‌کند.
-باعث مستندسازی رسمی می‌شود.
-احترام متقابل بین کارمند و مدیر یا سازمان را حفظ می‌کند.
-از سوءتفاهم و دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند.

نکات کلیدی برای نوشتن نامه درخواست رفع مشکل

1. لحن رسمی و محترمانه: حتی در شرایط بحرانی، ادب حفظ شود.
2. عنوان و مشخصات دقیق: تاریخ، شماره نامه و موضوع را فراموش نکنید.
3. شرح کامل مشکل: زمان، مکان، جزئیات و اثرات آن را ذکر کنید.
4. درخواست شفاف و قابل‌اجرا: دقیقاً بگویید چه اقداماتی انتظار دارید.
5. تشکر و اعلام آمادگی: احترام به مسئول مربوطه و آمادگی برای همکاری در حل مشکل.

پنج مدل آماده نامه اداری درخواست رفع مشکل

۱. رفع مشکل نرم‌افزاری

بسمه‌تعالی
تاریخ: ۱۴۰۳/۰۵/۱۵
مدیر محترم فناوری اطلاعات شرکت …

با سلام و احترام
اینجانب …، کارمند واحد …، به استحضار می‌رسانم که از تاریخ … تاکنون، سامانه … در بخش ثبت اطلاعات با خطای مداوم مواجه است که مانع از انجام به‌موقع وظایف کاری شده است.
خواهشمند است دستور فرمایید بررسی و اقدامات لازم جهت رفع این مشکل در اسرع وقت انجام پذیرد.

با سپاس
نام و نام خانوادگی
سمت
امضاء

۲. خرابی تجهیزات اداری

بسمه تعالی
تاریخ: ۱۴۰۳/۰۵/۱۵
مدیر محترم تدارکات و پشتیبانی

با سلام و احترام
به اطلاع می‌رساند دستگاه پرینتر موجود در بخش … به دلیل خرابی و عدم تأمین به‌موقع قطعات، مدت یک ماه است که ازکارافتاده و این امر موجب اختلال در روند آماده‌سازی اسناد مهم سازمان شده است.
لطفاً دستور فرمایید اقدامات لازم برای تعمیر یا جایگزینی دستگاه در سریع‌ترین زمان انجام شود.

با تشکر
نام و نام خانوادگی
سمت
امضاء

۳. مشکل خدمات عمومی (آب/برق)

بسمه تعالی
تاریخ: ۱۴۰۳/۰۵/۱۵
رئیس محترم اداره خدمات مشترکین …

با سلام و احترام
اینجانب …، ساکن …، به استحضار می‌رسانم که طی ماه گذشته در منطقه … با مشکل قطعی مکرر آب مواجه هستیم و این مسئله مشکلات زیادی برای ساکنان ایجاد کرده است.
خواهشمند است دستور فرمایید موضوع بررسی و اقدامات لازم برای رفع مشکل قطعی آب در اسرع وقت انجام گیرد.

با تشکر و امتنان
نام و نام خانوادگی
شماره اشتراک/کد ملی
امضاء

۴. درخواست رفع مشکل حقوق و مزایا

بسمه‌تعالی
تاریخ: ۱۴۰۳/۰۵/۱۵
مدیر محترم امور مالی شرکت …

با سلام و احترام
اینجانب …، کارمند بخش …، به اطلاع می‌رسانم که حقوق ماهیانه اینجانب در دو ماه اخیر به‌طور ناقص واریز شده و بخش اضافه‌کاری و پاداش در لیست پرداخت لحاظ نگردیده است.
خواهشمند است دستور فرمایید موضوع بررسی و اصلاحات لازم جهت رفع این مشکل و پرداخت مابه‌التفاوت انجام پذیرد.

با سپاس
نام و نام خانوادگی
کد پرسنلی
امضاء

۵. مشکل در صدور مجوز یا فرآیند اداری

بسمه‌تعالی
تاریخ: ۱۴۰۳/۰۵/۱۵
مدیر محترم اداره صدور مجوزها

با سلام و احترام
به استحضار می‌رساند، اینجانب …، مالک شرکت …، در تاریخ … کلیه مدارک لازم برای تمدید مجوز فعالیت را ارائه کرده‌ام. با گذشت بیش از … هفته هنوز پاسخ یا مجوز صادر نشده است و این تأخیر موجب توقف بخشی از فعالیت‌های شرکت گردیده است.
خواهشمند است دستور فرمایید ضمن بررسی وضعیت پرونده، اقدامات لازم برای صدور سریع‌تر مجوز انجام شود.

با احترام
نام و نام خانوادگی
سمت/نام شرکت
امضاء

آموزش حرفه‌ای مکاتبات اداری

اگر می‌خواهید مهارت نگارش نامه‌های اداری، درخواست‌ها، گزارش‌نویسی و پاسخ‌گویی رسمی به سطحی حرفه‌ای برسد، پیشنهاد می‌کنیم در دوره آموزش مکاتبات اداری مجموعه راهمند شرکت کنید.

در این دوره:

• اصول و تکنیک‌های نامه‌نگاری رسمی را می‌آموزید.
• با نمونه‌های واقعی و کاربردی تمرین می‌کنید.
• توانایی تهیه نامه‌های بی‌نقص و تأثیرگذار را به دست می‌آورید.

برای اطلاعات بیشتر و ثبت‌نام، می‌توانید به سایت رسمی مجموعه راهمند مراجعه کنید و گام بزرگی در ارتقای مهارت‌های اداری خود بردارید.