شرح وظایف متصدی (مسئول) امور دفتری(اداری) و بایگانی مدیر عامل

وظایف متصدی امور دفتری آن قدر متنوع می باشد که نمی توان با اطمینان فقط به این موارد اشاره کرد ولی ! مهمترین و مشخص ترین وظایف یک متصدی امور دفتری و بایگانی به شرح زیر می باشد.

1-تنظیم قرار ملاقات ها و راهنمایی در خصوص تعیین ساعات ملاقات

2 –پیگیری امور ارجاعی و تهیه گزارش حوزه مربوط برای ارائه به مقام مافوق در صورت درخواست به صورت خلاصه

3-دریافت، تفکیک و توزیع نامه ها و گزارش ها و ثبت آنها در دفاتر یا سیستم ها

4-آماده کردن سوابق و پرونده های مربوطه به کمیسیون ها و جلسات و سمینارها برای مطالعه و آمادگی و اطلاع مقام مافوق

5-ابلاغ دستورات صادره از جانب مقام مافوق به اشخاص و سایر واحد های مربوطه بر حسب اولویت و در صورت لزوم پیگیری آن

6 – انجام اقدامات لازم جهت نگهداری پروندها و مکاتبات و بایگانی کردن آنها

7-تایپ نامه ها، گزارش ها و صورتجلسه ها و ارائه آن به مقام مافوق جهت رویت و اقدامات لازمه

8-ارتباط با مراجعین، همکاران و دیگرافراد و پاسخگویی و راهنمایی آنها وفراهم آوردن امکان درخواست متقاضیان در صورت لزوم

9- تهيه درخواست لوازم و ملزومات اداري براي واحد و توزيع آن

10-کنترل کلیه مکاتبات از نظر تعداد پیوست ها،تاریخ، ضمائم، امضا و …

11- پاسخگویی به مراجعات حضوری و تلفنی

12- اطلاع رسانی و تنظیم وقایع، رویدادها، جلسات، نشست ها، سمینارها و امثالهم با هماهنگی مقامات مافوق

13-انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

برای شرکت در دوره VIPآموزش مسئولین دفاتر اینجا کلیک کنید!

شرح وظایف مسئول امور دفتری و بایگانی

1-انجام بخش هایی از وظایف حوزه مدیریت و تسهیل وظایف مقام مافوق

2-نظارت بر کار متصدیان امور دفتری و بایگانی

3-نظارت بر ثبت اطلاعات در سیستم ها و اتوماسیون های سازمان در خصوص نامه های صادره و وارده و ارجاعات و همکاری با متصدیان در صورت لزوم

4-نظارت بر نحوه بایگانی اسناد و مدارک و پروندها و ارائه راهنمایی های لازم بر اساس مقررات و چهارچوب های سازمانی

5-ارائه گزارش عملکرد واحد های بایگانی، دبیرخانه و ماشین نویسی به مقام مافوق به صورت ادواری

6-نظارت بر نحوه ارسال نامه هاو مدارک به خارج از سازمان

7- تحویل گرفتن نامه ها و دادن رسید به نامه رسان

8-مراقبت از افشای محتوای نامه های طبقه بندی شده و مدارک محرمانه و خودداری از تحویل اسناد، پرونده ها، مدارک و سایر مکاتبات به غیر یا واحد ها بدون کسب اجازه از مقام مافوق

9-بازبینی ضمائم نامه های وارده و صادره

10-تحویل پروندهای مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق

11- راهنمايي ماشين نويس ها از نظر رعايت اصول مربوط به نامه نگاري و ماشين نويسي

12-پاسخگویی به مراجعین و رفع مشکلات آنها

13- نظارت بر پرسنل خدامت و پذیرایی

14- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق

در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری (همراه با ارائه مدرک معتبر) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) و همچنین مشاوره ویژه مسئولین دفاتر و منشیان با تدریس استاد حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک مسئول دفتر و منشی به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن ۲۲۴۴۵۴۰۶-۰۲۱ و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.

موفق باشید…

وب سایت راهمند