رونوشت در نامه اداری چیست؟ مهمترین نکات و کاربرد رونوشت در مکاتبات اداری
رونوشت در نامه اداری
رونوشت در لغت به معنی نوشته‌ای است که از روی نوشته دیگر می‌نویسند و در قالب نامه اداری رونوشت تنها زمانی ضرورت پیدا می‌کند که واحد اداری، شخص و یا اشخاصی قرار است در مورد آن نامه مطلع و یا اقدامی را در خصوص آن نامه اداری داشته باشند. درنتیجه هدف از رونوشت نامه اداری، اطلاع‌رسانی و یا پیگیری و اقداماتی است که علاوه برگیرنده اصلی افراد دیگری در آن نامه باید بر عهده بگیرند و انجام دهند.
نکته: به‌صورت کلی معمولاً هر نامه اداری در دو یا سه نسخه تهیه می شود که یک نسخه آن برای گیرنده، نسخه دوم جهت بایگانی آن و نسخه سوم برای اقدام کننده صادر می شود.
رونوشت در نامه نگاری اداری در واقع همان cc و bcc در ایمیل است که در بیشتر سرویست های ایمیل cc رونوشت عادی و bcc رونوشت پنهان یا مخفی می باشد که برخی از اتوماسیون های اداری نیز از همین الگو پیروی می کنند.
مهمترین نکات در نوشتن رونوشت نامه اداری
جهت نوشتن یک رونوشت در نامه اداری بهتر است نکات زیر را رعایت کنید:
1: رونوشت در نامه اداری همراه با یک تورفتگی خواهد بود و پیشنهاد می شود که متن رونوشت همراه با تورفتگی در نامه نوشته شود.
نکته: عنوان رونوشت نیازی به تورفتگی نیست و تنها خود گیرندگان رونوشت را همراه با تورفتگی داشته باشید.
2: توجه داشته باشید که ترتیب نوشتن رونوشت همیشه بر اساس جایگاه و سمت افراد نوشته شود یعنی ابتدا مدیریت سپس معاونت و در سپس سرپرست.
3:نکته مهم در رونوشت یک نامه اداری اقدام به عمل گیرنده رونوشت می باشد که همیشه نوع اقدام و عمل گیرنده در رونوشت اشاره شود به عنوان مثال: جناب آقای افشار، مدیر محترم توسعه منابع انسانی- جهت استحضار
4: کلیه نسخه های رونوشت حتی نسخه ای که به بایگانی ارسال می شود، باید دارای امضای اصل باشند و اکتفا به مهر درست نیست؛ چرا که رونوشت های یک نامه به اندازی نسخه اصلی ارزش بررسی دارند؛ بنابراین مثل نامه اصلی با امضای اصلی اعتبار و رسمیت پیدا می کنند.
5- همیشه سعی کنید گیرندگان رونوشت را با علامت خط تیره- آغاز کنید. مانند:
رونوشت به:
-واحد حسابداری جهت پیگیری
6- همیشه فونت گیرندگان رونوشت یک الی دو سایز کوچک‌تر از فونت متن نامه می باشد.
مهمترین نکاتی که در ارسال رونوشت باید به آنها توجه کنید.
1: همیشه دقت کنید که ارسال رونوشت های غیر ضروری و غیر مرتبط برای اشخاص و واحد های سازمان، موجب اتلاف وقت آنها خواهد شد؛ بنابراین تنها در مواقع نیاز اقدام به تهیه و نوشتن رونوشت کنید.
2: همیشه به این نکته دقت داشته باشید که تمامی افراد و اشخاصی که قرار است در جریان نامه شما قرار گیرند و یا اقدامی انجام دهند در رونوشت نامه نوشته اشاره شوند.
3: حریم خصوص گیرندگان رونوشت در نامه اداری را حتماً رعایت کنید. به عنوان مثال در صورتیکه گیرندگان رونوشت تمایلی به مشاهده اطلاعات خود توسط دیگران نداشته باشند، درج رونوشت مناسب نخواهد بود و پیشنهاد می گردد برای رفع این مشکل شما از قابلیت گیرندگان رونوشت
4- حریم خصوصی گیرندگان رونوشت در نامه اداری را رعایت کنید. در صورتی که گیرندگان رونوشت تمایلی به مشاهده اطلاعات خود توسط دیگران نداشته باشند، درج اطلاعات آنها به عنوان گیرنده رونوشت مناسب نخواهد بود. راه‌حل رفع این مشکل، استفاده از قابلیت گیرندگان رونوشت پنهان (BCC) در نرم‌افزارهای مکاتبات الکترونیکی و ایمیلی می باشد.
جهت دانلود فیلم آموزش نامه نگاری اداری اینجا کلیک کنید.
برای کسب اطلاعات و دریافت بیشتر همین حالا با شماره تلفن زیر تماس بگیرید.
02122445406
09120561585
منبع: راهمند
ثبت ديدگاه