آموزش نامه نگاری اداری حرفه ای-دوره آیین نگارش مکاتبات اداری
آموزش نامه نگاری اداری با توجه به نیاز هر سازمان و پرسنل بخش اداری از ملزومات و مهارت های مورد نیاز و اساسی هر فرد است که باید به آن مسلط باشد. چرا که رسمی‌ترین ارتباط در سازمان انجام مکاتبات اداری است.
در این مقاله به‌صورت کامل مطالبی در مورد آموزش نامه نگاری حرفه‌ای، اصول و فنون نامه‌نگاری اداری و همچنین دوره آموزشی آیین نگارش مکاتبات اداری را با شما عزیزان به اشتراک خواهیم گذاشت.
برای شرکت در دوره آموزش نامه نگاری(مکاتبات اداری) و کسب اطلاعات بیشتر همین حالا تماس بگیرید:
021-22445406
09120561585
تعریف نامه اداری (نامه نگاری چیست)؟
به هر نوشته ای که حاوی یک موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباطی در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری می‌گویند.
و
در تعریف دیگر به‌تمامی مکاتباتی که در داخل سازمان یا خارج از آن یا از سازمانی به سازمان دیگر، به منظور انجام یافتن کارهای اداری و در فرم مخصوص، همراه با تشریفات اداری مبادله می شود، نامه اداری نامیده می‌گویند.
انواع نامه های اداری از نظر ماهیت:
نامه های اداری از نظر ماهیت به موارد زیر تقسیم می‌شوند:
1- نامه های خبری: در این نوع نامه ها، هدف از نگارش آن، رسانیدن اخبار به گیرنده است.
2- نامه های دستوری: در این‌گونه نامه ها، نویسنده مدیر یا رئیس است و گیرنده یا مخاطب زیرمجموعه یا سطوح پایینی سازمان می باشد، یعنی نامه از واحد بالا به پایین ارسال می‌شود. نگارش این‌گونه نامه ها در سازمان ها متداول بوده و غالباً انجام کار یا فعلی را دستور می‌دهند.
3- نامه های بازدارنده: نامه است که در آن نویسنده، از گیرنده آن می خواهد که انجام کار یا اجرای پروژه ای را که مأمور آن است را متوقف کند.
4- نامه های هماهنگی: این نوع نامه ها بین واحد های هم‌سطح (از واحدی به واحد دیگر) رد و بدل می‌شود و به منظور انجام هماهنگی اجرایی کارها و امور، بین واحد های سازمانی هم‌سطح نگارش می‌شود.
5- نامه های درخواستی: این نامه ها از واحد پایین به بالا در قالب درخواست یا تقاضا تنظیم می‌شود.
6- نامه های پرسشی یا استعلامی: در این نامه ها نویسنده از وضعیت، موضوع یا مورد و موقعیت خاصی کسب اطلاع و پرسش می‌کند.
7- نامه‌های عاطفی و تشریفات: نامه‌هایی مانند تقدیرنامه، نامه های تشکر آمیز و دعوت نامه ها در این گروه قرار می‌گیرد.
نکات مهم در نوشتن یک نامه حرفه‌ای
در زیر به چند مورد از نکات مهم در نوشتن یک نامه رسمی و اداری می پردازیم.
•اولین نکته ای که در آموزش نامه نگاری به افراد شرکت کننده در دوره آموزش نامه نگاری اداری اهمیت می دهیم این است که در نگارش یک نامه اداری باید به خاطر داشته باشید که با چه سلسله مراتبی قصد مکاتبه دارید و باید این سلسله‌مراتب و نوع کلمات و جملاتی که برای آنها استفاده می کنید مناسب جایگاه آنها باشد.
•سعی کنید از زیاده‌گویی و طولانی نوشتن خودداری کنید، شفاف گویی و واضح نوشتن اصلی است که در تدوین یک نامه بسیار بر روی آن باید تمرکز باید کرد که تلاش می‌کنیم در دوره آموزش نامه نگاری اداری به آن بپردازیم.
به‌عنوان مثال برای جایگاه بالا از عبارت «به استحضار می رساند» و برای جایگاه هم‌سطح از عبارت «به اطلاع می رساند» استفاده می‌کنند.
• دقت کنید که پیام اصلی نامه باید با استفاده از کوتاه‌ترین جملات و در مدت‌زمان کوتاه برای گیرنده قابل‌فهم و دریافت باشد.
• با نهایت دقت و صراحت نامه را بنویسید و مطمئن شوید که غلط املائی ندارید.
•به هیچ عنوان از تملق و تمجید و تعریف و ستایش های بیهوده استفاده نکنید.
• از حشو و به‌کار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
• اگر نامه شما ارجاعاتی دارد حتماً در ابتدای نامه از عبارات پیرو و یا در پاسخ به نامه شماره….تاریخ…. استفاده کنید.
• به‌هیچ‌وجه از کلمات عامیانه نوشتن نامه اداری استفاده نکنید.
• نامه اداری را با فونت رایج سازمان نگارش کنید و اندازه قلم باید بر حسب ابعاد کاغذ و میزان خوانده شدن واضح متن تنظیم گردد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به‌جا استفاده کرد.
• اگر نامه علاوه بر گیرنده اصلی، قرار است به اطلاع اشخاص دیگری هم برسد حتماً در قسمت پاورقی، قسمتی به نامه رونوشت ایجاد کنید و نام افرادی که قرار است نامه به آنها نیز ارسال شود را یادداشت کنید.
• اگر نامه شما حاوی اعداد و ارقام است سعی کنید هم به حروف و هم به عدد آن را نگارش کنید.
• نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
•اگر متن نامه طولانی است، حدالامکان در نامه خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را نوشته و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
•حتماً نامه های اداری دارای موضوع بوده و در بخش عنوان آن را قرار دهید.
ویژگی های ظاهری نامه اداری:
• نسخه اصلی را بر روی کاغذ سفید و مرغوب ارسال کنید. (کاغذ ۸۰ گرمی انتخاب خوبی است)
• سایز معمول نامه های اداری A4 و A5 است. بسته به حجم نامه کاغذ مناسب را انتخاب کنید.
• حدالامکان نامه را تایپ کنید و اگر امکان تایپ نبود، حداقل با خط خوانا بنویسید.
• نوع قلم (فونت) و سایز قلم را درست انتخاب کنید. تایپ تمام نامه با فونت بزرگ اصلاً ایده‌ی خوبی نیست.
• اگر از طرف شرکت یا سازمان نامه می‌زنید، نامه را حتماً درون سربرگ قرار دهید. سربرگ باید حاوی آرم سازمان، نشانی، کد پستی، تلفن و سایر اطلاعات تماسی سازمان یا شرکت شما باشد.
• اگر نامه را از طریق اینترنت (ایمیل، تلگرام و..) مکاتبه می‌کنید، نامه را درون سربرگ رنگی خود قرار دهید. می‌توانید از رنگ های ملایم مثل آبی هم در متن اصلی استفاده کنید
در استفاده از کاغذ های نامه نیز باید به موارد زیر دقت کنید:
• از کاغذ دفترهای یادداشت استفاده نکنید.
• از کاغذی که پاره شده است، استفاده نکنید
• به طور کلی سعی کنید تمیز بودن کاغذ برایتان از اولویت نخست برخوردار باشد.
در باب خودکار و قلم نوشتن نامه نیز مهم‌ترین نکته این است که:
• به‌هیچ‌وجه از مداد استفاده نکنید.
• از خودکارهای چندرنگ پرهیز کنید.
• از نوشتن با خودکاری که جوهر پس داده است نیز خودداری کنید.
• مناسب‌ترین خودکار و یا قلم، یک خودکار آبی و یا مشکی است.
• همچنین می‌توانید از روان‌نویس و خودنویس نیز بهره بگیرید.
• سعی کنید در هنگام نگارش به هیچ عنوان از دو خودکار استفاده نکنید و کل نامه را با یک خودکار به پایان برسانید.
و هیچ‌وجه روی کاغذ خط دار نباید چیزی بنویسید.
اجزای اصلی یک نامه اداری
ارکان اصلی یک نامه رسمی و اداری از بخش های مختلفی تشکیل می‌شود که در آموزش نامه نگاری که توسط مجموعه راهمند به صورت عملی کاملاً این موارد تمرین خواهد شد.
هر نامه اداری دارای 5 جزء اصلی است:
اجزای اصلی یک نامه اداری:
۱- سربرگ
(شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و آدرس)
۲- عنوان
(شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه)
۳- متن اصلی
(شامل: مقدمه، پیام، نتیجه، قدردانی)
۴- امضا
(شامل: مشخصات فرستنده (اسم و سمت) و امضا)
۵- رونوشت
(در صورت ارسال نامه برای چند نفر)
1: سرلوحه(آرم سازمان، تاریخ، شماره و پیوست )
سرلوحه به آن بخش از نامه های اداری می‌گویند که معمولاً در بالای کاغذ های اداری چاپ شده است.
در وزارتخانه‌ها و مؤسسات دولتی معمولاً آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ و پیوست در بخش سرلوحه قرار دارد؛ اما برخی از سازمان های وابسته به دولت و یا شرکت های خصوصی، آرم مخصوص به خود را در بالای نامه چاپ می‌کنند.
• ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است.
• تاریخ را به عدد بنویسید. اگر آن را تایپ می‌کنید، برای زیبایی بیشتر قلم فارسی انتخاب کنید تا اعداد به فارسی نوشته شوند.
• منظور از شماره نامه، شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که در صورت پاسخ گویی به آن اشاره می‌شود. (هر مجموعه استاندارد شماره‌گذاری مخصوص به خود را دارد).
• در مقابل پیوست، تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایر مدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود، نوشته می‌شود و نوشتن ” دارد” به تنهایی صحیح نیست و بهتر است مقدار و نوع مدارک همراه نامه، در این قسمت به روشنی نوشته شود.
.
2: عنوان (گیرنده، موضوع):
منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می‌شود.
موضوع نامه:
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می‌گردد. در بیان موضوع نامه باید دقت شود که موضوع کاملاً واضح و مبین متن و هدف یک نامه باشد تا خواننده با خواندن موضوع به محتویات متن نامه پی ببرد.
برای مشخص کردن مخاطب، ابتدا شخصیت حقیقی (نام شخص)، سپس شخصیت حقوقی (سمت اداری) گیرنده را بنویسید.
برای نمونه:
جناب آقای …
رئیس محترم …
اصول نگارش نام و عنوان اشخاص در نامه‌های اداری:
• اسامی باید ساده و احترام‌آمیز نوشته شود و از به‌کار بردن القاب و عناوین اضافی خودداری شود.
• سمت اداری بهتر است همراه با واژه ”محترم“ نوشته شود. (نوشتن واژه محترم در جلوی سازمان‌ها ضرورت ندارد)
• برای افرادی که چندین سمت اداری دارند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کاری کافی است.
• از صحت املای نام اشخاص مطمئن شوید.
• در پاسخ به نامه‌های وارده، به مشخصات فرد امضاکننده دقت کنید و به همان‌گونه وی را خطاب کنید. (پسوند و پیشوند را اگر خودش نیاورده شما هم ننویسید).
نکته: به‌کار گرفتن واژه‌هایی مانند ”مدیریت“، ”ریاست“ و ”معاونت“ پس از نام اشخاص جایز نیست. به این دلیل که این‌گونه واژه‌ها بیانگر جایگاه‌های اداری اشخاص و عمل و فن اداره کردن سازمان است. بهتر است شغل سازمانی آنها (به‌جای جایگاه‌های اداری) نوشته شود: مدیر، رئیس و معاون. (اگر نام اشخاص در عنوان نامه به‌کار گرفته نشود می‌توان از واژه‌های ”مدیریت“، ”ریاست“ و ”معاونت“ به تنهایی استفاده کرد که بسیار هم مطلوب است).
نکته : چنانچه با واحد مشخصی از یک سازمان باید ارتباط برقرار شود پس از نوشتن عنوان کلی و گذاشتن یک خط فاصله (-) نام حوزه مورد نظر نوشته می‌شود مثل:
وزارت بازرگانی – مدیریت امور استان‌ها
درصورتی‌که ارتباط درون سازمانی باشد، عنوان کلی حذف و تنها به واحد مورد نظر اکتفا می شود مثل:
اداره کل امور اداری
نکته: در برخی اداره ها، به ویژه مراکز نظامی، ابتدای نامه را به صورت زیر می آورند:
از:
به:
موضوع:
۳- متن اصلی نامه:
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.
هر متن نامه حاوی سه بخش (مقدمه، متن اصلی و نتیجه پایانی) است. منظور از مقدمه به کار بردن کلمات و جملات آغازین برای اطلاع رسانی و احترام نسبت به گیرنده نامه می باشد و یا ممکن است در مقدمه ما از ارجاع با استفاده از کلماتی مثل عطف و پیرو استفاده کنیم. در نامه های اداری نیز شما می‌توانید از مقدمه هایی مثل معرفی خودتان، مثل ادای احترام و تشکر از اینکه وقت پای نامه می‌گذارند و.. استفاده کنید
اما در بخش متن اصلی ما به آگاهی دادن و اطلاع دادن می‌پردازیم، یعنی مخاطب را از هدف اصلی یک نامه مطلع خواهیم کرد.
و در بخش نتیجه ما درخواست اصلی خود و اقدام به عملی که به‌واسطه آن این نامه را تدوین کردیم را خواستاریم.
مثلاً خواهشمند است نسبت به ترخیص کالای …. از گمرک، اقدامات لازم را مبذول فرمایید.
در نوشتن نامه های اداری سه اصل را در نظر داشته باشید. ۱- دقت (درستی) ۲- اختصار ۳- وضوح (روشنی)
فراموش نکنید که هدف رسیدن به خواسته ای مشخص در کمترین زمان ممکن است.
نکات کلی که در نگارش متن اصلی باید رعایت کنید:
• از زیاده‌گویی پرهیز کنید.
• کلمات احساسی استفاده نکنید.
• مختصر و صریح بنویسید. حاشیه پردازی نکنید.
• تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید.
• با تقسیم نامه به چندین جمله و بند (پاراگراف) و استفاده از اعداد و ارقام، مفاهیم نامه را از یکدیگر جدا کنید تا نامه قابل درک تر باشد.
• از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و..) درست و به‌جا استفاده کنید.
• از حشو (به‌کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند) خودداری کنید.
• در نامه های اداری به هیچ وجه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
• از کلماتی استفاده کنید که مخاطب در فهم آنها مشکل نداشته باشد.
• ترجیحاً یک موضوع را مطرح کنید؛ و چنانچه ناگزیر به نوشتن چند موضوع در یک نوشته اداری هستید ابتدا موضوع اصلی و سپس پیام های فرعی را بیاورید.
• بر اساس سلسله مراتب و نوع محتوای نامه، از عبارات مناسب استفاده کنید.
اجزای متن اصلی:
متن اصلی هر نامه را می‌توان به بخش های زیر تقسیم کرد:
مقدمه
پیام
نتیجه
در بیشتر نوشته های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای ” ادب و احترام ” و در پایان بعد از نتیجه ” تشکر و سپاسگزاری ” اضافه می شود.
متن اصلی – مقدمه:
در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت‌هایی وجود دارد و نمی‌توان از شعر، مثل، لطیفه و.؛ مانند برخی نوشته‌های غیر اداری استفاده کرد.
چنانچه نامه در پاسخ یا تعقیب نامه ی دیگری باشد، نامه با ذکر سابقه آغاز می‌شود. (بیان سابقه نامه به‌عنوان مقدمه)
برای ذکر سابقه عبارات زیر رایج هستند:
– عطف به نامه شماره….
– بازگشت به نامه شماره…
– در پاسخ به نامه شماره…
– با توجه به بخشنامه شماره…
– در اجرای دستور تلفنی مورخ….
– در اجرای دستور شفاهی آن مقام…
– پیرو نامه شماره….
نکته: چون پاسخ‌ها به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه، تهیه و ارسال می‌شود بهتر است بعد از سابقه، موضوع نامه نیز ذکر شود تا خواننده نیازی به چک کردن سابقه نداشته باشد و اتلاف وقت کمتری صورت گیرد.
مثال:
بازگشت به نامه شماره…. در مورد چگونگی پرداخت پاداش پایان سال کارکنان به آگاهی میرساند: ….
تفاوت بین عطف، پیرو و بازگشت
نکته: در مورد نامه‌هایی که ابتدا نوشته می‌شود و بدون سابقه قبلی است باید در مقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود.
مثال:
– ازآنجاکه افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان، همواره یکی از اهداف مورد نظر این دفتر بوده است؛ با توجه به نیاز سازمانی، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه کارکنان….
– به استحضار میرساند که با توجه به برگزاری ” همایش بین‌المللی زعفران : داروی گیاهی هزاره سوم ” از تاریخ ۲۳ لغایت ۲۴ اردیبهشت‌ماه ۱۳۸۸در دانشگاه علوم پزشکی مشهد،..
– احتراماً با توجه به رفع نواقص موجود در پرونده و تعهدنامه مدیرعامل شرکت لابراتوار های داروهای گیاهی طبیعت زنده در مورد …
– در راستای سند تفاهم نامه استاندار محترم با معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس محترم جمهور و به‌منظور ارائه گزارش پیشرفت برنامه‌های تحول اداری دستگاه‌های اجرایی استان در تحقق تفاهم‌نامه مذکور ضروری است، …
نکته: چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است.
مثال:
در اجرای ماده ۸ قانون مجازات افشای نامه‌های طبقه‌بندی‌شده و به‌منظور بررسی و تنظیم پیش‌نویس آیین‌نامه طرز نگهداری اسناد محرمانه دولتی….
نکته: با در نظر گرفتن سلسله‌مراتب، از اصطلاحات و عبارات مناسب در متن خود استفاده کنید. برای نمونه:
به مقام مافوق:
«خاطر عالی مستحضر است که… »
«به استحضار می رساند
»توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که …»
به مقام هم ردیف:
»به آگاهی میرساند»
»اشعار می دارد»
»بطوری که آگاهی دارید..»
به مقام پایین تر:
»به اطلاع می رساند»
»تذکر می دهد»
»لازم است یادآوری نماید که»
»محتاج تذکر است»
سلام و احترام:
در بیشتر نامه‌های اداری در آغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای سلام و ادب و احترام آورده می‌شود.
• اگر در عنوان نامه نام سازمان‌ها و مؤسسات درج شود، آوردن “سلام” صحیح نیست.
• بنا به اصل ۱۵ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کلیه نوشته‌های رسمی باید به زبان فارسی باشد پس اگر از ”درود“ استفاده نمی‌شود تنها به ”سلام“ اکتفا شود و از به‌کار بردن «سلام علیکم» که پاسخ را واجب می‌سازد در نامه اداری خودداری شود.
• چنانچه اصرار بر نوشتن الفاظ احترام‌آمیز باشد بهتر است از عبارت ”با احترام“ و کمتر ”احتراماً“ استفاده شود و ”محترماً“ هرگز استفاده نشود.
• می‌توان سلام و احترام را یکجا آورد و ”با سلام و احترام“ را استفاده کرد.
.
نتیجه (پایان نوشته):
• مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید، تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است.
• صراحت در اعلام موضوع مورد درخواست در این بخش، مخاطب را به تصمیم‌گیری صحیح هدایت می‌کند.
• در پایان قبل از اسم و امضا می‌توانید از این عبارات استفاده کنید: با تشکر، با سپاس، با احترام، ارادتمند.
در نگارش این قسمت نامه به نکات زیر توجه کنید:
• در یک بند جداگانه نوشته شود.
• به نوع تقاضا و انگیزه نوشتن نامه تاکید شود.
• مخاطب به نوع اقدام مورد نظر تشویق و ترغیب شود.
• کوتاه، گویا و صریح نوشته شود.
• آخرین جملات با لحنی تأثیرگذار (در ضمن سادگی، به دور از چاپلوسی) نوشته شود.
مانند:
به امید همکاری های بیشتر
دستور مساعد شما راه گشای مشکل خواهد بود
از حسن نیت شما سپاسگزارم
با آرزوی توفیق جنابعالی
نکته: هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق:
«متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»
مقامات هم ردیف:
«خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».
مقامات مادون:
«مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید…»
4: امضاء(مقام مسئول یا نویسنده نامه)
بعد از پایان متن اصلی یک نامه امضا یک نامه در گوشه سمت چپ نامه قرار دارد و شامل نام شخص، سمت شخص و امضای شخص می‌باشد.
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه به وسیله وی امضاء می شود.
دقت کنید که نامه بدون امضا سندیت ندارد.
قواعد امضای نامه:
• محل امضا سمت چپ و به فاصله سه سطر از سطر پایانی متن می‌باشد.
• ابتدا مشخصات فردی و در سطر بعد مشخصات اداری (پست سازمانی) آورده می‌شود.
• خطوط امضا نباید روی نام و سمت امضاکننده را بپوشاند.
• عناوین و القاب در محل امضا درج نمی‌شود. (به‌استثنای مؤسسات آموزش و پزشکی)
• هیچ عبارتی اعم از تشکر و آرزوی سلامتی در محل امضا درج نشود. (پ ن: از آنجایی که خیلی از نامه‌ها را دیدم که قبل از امضا “با احترام”، “با تشکر” و.. استفاده شده است، درستی یا نادرستی این بخش به عهده شما.)
5: گیرندگان(رونوشت)
منظور از رونوشت این است که علاوه بر گیرنده اصلی، افراد و سازمان های دیگری نیز قرار است از محتویات این نامه مطلع شوند و آنها را در بخش رونوشت قرار خواهیم داد.
هر نامه به طور معمول در سه نسخه تهیه می شود: نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای اقدام کننده
گاهی ضرورت ایجاب می‌کند تا علاوه بر گیرنده اصلی، اشخاص و یا واحدهایی از متن نامه آگاهی یابند. در این صورت نام آن اشخاص و واحدها با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصویر یا نسخه‌ای از نامه ارسال می‌شود.
رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال می‌شود: ۱ـ جهت اطلاع؛ ۲ـ اقدام؛ بنابراین در نگارش نامه‌ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می‌شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می‌شود.
در نوشتن رونوشت به نکته های زیر توجه کنید:
• از دادن رونوشت اضافی و غیرضروری به واحدها و اشخاص خودداری شود.
• اسامی اشخاص و واحدهای گیرنده رونوشت به ترتیب مقام و سمت اداری و یا درجه‌بندی واحدها ذکر شود.
• کلیه نسخه‌های رونوشت به‌ویژه نسخه بایگانی و رونوشت های خارج از سازمان باید امضا اصل داشته باشد.
• نام کلیه گیرندگان رونوشت (به‌استثنای گیرندگان داخلی نظیر بایگانی و اقدام کننده) در نسخه اول نامه درج شود.
درصورتی‌که نامه برای خارج از سازمان اداری باشد، روی نسخه اصلی، عنوان گیرندگان رونوشت درج نمی‌شود؛ بلکه در سایر نسخه‌ها عنوان گیرندگان رونوشت را می‌نویسند.
مراحل نوشتن نامه اداری
نوشتار صحیح و گویا یک نامه اداری می‌تواند به میزان چشم‌گیری موفقیت شما در بیان درخواست، کار، همکاری و.. را بالا ببرد و درخواست شما بسیار سریع تر از مکاتبات اداری دیگران به نتیجه برسد، موردی که در آموزش نامه نگاری اداری بسیار بر آن تاکید داریم. برای همین شما باید با قوانین نوشتاری و قواعد یک نامه اداری آشنا باشید تا بتوانید بهترین نتیجه را بگیرید اما روش دیگری نیز وجود دارد که شما بتوانید بدون داشتن اطلاعات چندانی از قوانین، یک نامه اداری گیرا و مناسب بنویسید و آن این است که شما از نمونه نامه اداری مشابه استفاده کنید و طبق آن خواسته خود را بیان کنید
از کلمات عامیانه و اصطلاحاً کوچه‌بازاری در نوشتن نامه اداری استفاده نکنید.
اسکلت کلی یک نامه اداری:
-نامه را با نام خدا آغاز می‌کنیم.
-تاریخ را درج می‌کنیم.
-موضوع نامه را می‌نویسیم.
-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می‌نویسیم. مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان………… یا مدیریت محترم سازمان ………… جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می‌کنیم و بدون طول و
تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می‌کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می‌کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می‌دهیم.
-دستور نمی‌دهیم, نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می‌نویسیم و امضا می‌کنیم.
نمونه‌هایی از نامه‌های اداری را برای شما آماده کرده‌ایم.
این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه‌ای برای آن می‌آورم.
نمونه:
به نام خدا
موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ ….
ریاست محترم اداره آموزش‌وپرورش شهرستان … جناب آقای/سرکار خانم……
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره……. روز….اداره….من به این شهرستان منتقل
شده‌ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم …… را در کلاس …. دبیرستان …. که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می‌شود. امیدوارم با دستوری که صادر می‌کنید، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.
نام و نام خانوادگی
امضاء
نامه‌های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می‌شود, فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه‌های اداری تفاوت دارند بدین‌صورت که اول نامه به‌جای نوشتن نام فرد دریافت‌کننده و فرستنده نامه از کلمات (از: فلان اداره _ به: فلان اداره) استفاده می‌شود.
مثال:
به نام خدا
تاریخ: 7/8/1381
شماره: پ/75034
پیوست: دارد
به: سازمان فنی حرفه ای استان اصفهان
از: شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع: آموزش اینترنت
عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست می‌شود یک نفر مدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمایید. ضمناً خواهشمند است دستور فرمایید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.
قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری می‌گردد.
نام و نام خانوادگی
مسئول امور اداری
نمونه نامه رسمی درخواست همکاری:
جناب آقای …
مدیر محترم اجرایی نمایشگاه ….
موضوع: درخواست غرفه در نمایشگاه
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند اینجانب … با مسئولیت ……. در مرکز/ مجموعه/ شرکت … پس از مطالعه شرایط پذیرش متقاضیان و پر نمودن فرم تکمیلی برنامه ها بدینوسیله آمادگی خود و مجموعه مذکور را جهت حضور فعال و موثر در نمایشگاه …. به حضور اعلام می‌دارم.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم مبذول و از نتیجه این امور را مطلع نمایند
نکته: نامه اشخاص به سازمان‌ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه “عمومی” و پس از تشریفات ثبت ”اداری” تلقی می‌شود.
نکته: گاهی نامه های اداری نام واحدی که آن را تهیه کرده است به خود می‌گیرد. مثلاً نوشته‌هایی که در واحد مالی سازمان تهیه می‌شود گاهی به نام ” نامه‌های مالی ” خوانده می شود. پس اگر با عناوینی مانند: نامه های مالی، نامه های بازرگانی، نامه‌ی فنی، نامه های حقوقی، نامه‌های آموزشی و… برخورد کردید منظور نوشته‌ای است که درآن‌واحد مربوطه تهیه شده است.
نکته: نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام به “عادی“، “فوری“، “خیلی فوری” و “آنی” طبقه‌بندی می‌شوند.
نکته: نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت به “عادی“، “محرمانه“، “خیلی محرمانه“، “سری” و “به کلی سری” طبقه‌بندی می‌شوند.
نکات کلی در خصوص نامه نگاری فارسی (آموزش نامه نگاری):
نامه را با نام خدا آغاز کنید. (بسمه‌تعالی، به نام خدا، بسم‌الله الرحمن الرحیم) [نکته: از عباراتی مثل “به نام دوست”، “با یاد او”، و … استفاده نکنید.]
ذکر تاریخ، شماره نامه، پیوست در گوشه بالا، سمت چپ ضروری است. [نکته: نوشتن «دارد» در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است تعداد و نوع مدارک همراه در این قسمت به روشنی نوشته شود. درصورتی‌که نامه پیوستی نداشت، بنویسید: (پیوست: ندارد) یا (پیوست: _)
تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می‌شود و عنوان و متن نامه راست-چین.
در نامه هایی که ادامه‌دار است، صفحات دوم و سوم را شماره‌گذاری کنید. در آخرین خط صفحه اول نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه، علامت % را به‌کار ببرید.
در نامه‌های طبقه‌بندی شده (محرمانه، سری و ..)، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن عنوان طبقه بندی نوشته شود مثلاً «محرمانه».
بسته به نامه، جای مناسب برای حاشیه‌نویسی (پاراف) نامه در نظر بگیرید. اگر استاندارد مشخصی در سازمان شما برای این کار تعریف نشده است، می‌توانید از بالا و راست ۴، پایین ۳ و چپ ۲ سانتی متر فاصله در نظر بگیرید.
سعی کنید برای نامه‌هایتان حتی اگر مهم نیستند، یک رونوشت بزنید و آنها را بایگانی کنید.
در پایان‌نامه، ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورید و امضاء نمایید. نامه بدون امضا اعتباری ندارد. (محل امضا : پایین نامه سمت چپ)
برخی اصطلاحات رایج در نامه های اداری :
دستورهای کوتاه (پاراف):
در عرف اداری دستوراتی است که در قالب عبارات یا جملات کوتاهی توسط مدیران و سرپرستان در حاشیه نوشته های اداری خطاب به واحدها و افراد نوشته می شود.
به این دستورها «پی نوشت» و «هامش نویسی» هم گفته می‌شود.
مثال:
– با سلام و احترام / لطفاً اقدام لازم مبذول فرمایید./ سپاس
– مراتب جهت بررسی به دایره مالی/ با احترام
– آقای… لطفاً اقدام فرمایید.
– اقدام شود.
– موافقم، اقدام کنید.
– گزارش شود.
– فوری اقدام لازم انجام شود.
اعلام
اعلام، به معنای ”آگاهانیدن” و ”آگاه کردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”می‌دارد” و ”می‌نماید” و ”می‌کند” و ”می‌شود” و ”می‌گردد” به‌کار می‌رود. ”اعلام نظر” هم زمانی به‌کار می‌رود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌کند.
ایفاد
ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.
مثال:
بدینوسیله یک نسخه … مربوط به …. جهت هرگونه اقدام لازم ایفاد می‌گردد.
مقتضی
معانی:
۱. درخور، مناسب، شایسته
۲. حاجت، ضرورت، لزوم
۳. سبب، موجب، علت
۴. تقاضا‌کننده؛ خواهان
مقتضی دانستن = ۱ – شایسته دانستن. ۲ – لازم دانستن (مثال: هر موقع شهربانی مقتضی بداند دوچرخه‌های کرایه را معاینه خواهد نمود. )
اقدام مقتضی = مجموعه فرمان‌هایی است در مورد کارهای خاص، لازم، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد.
مثال:
– لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام مقتضی در این خصوص مبذول نمایند.– خواهشمند است دستورات مقتضی صادر فرمائید.
– بدینوسیله پیرو مذاکرات تلفنی به عمل‌آمده با جنابعالی خواهشمند است وقت ملاقاتی جهت مدیرعامل این شرکت در وقت مقتضی جهت ارائه و معرفی حضوری منظور فرمایید.
– نظر به اینکه اینجانب در روز … تاریخ … جهت ملاقات با همکاران عزیز در سالن جلسات شرکت حضور خواهم داشت لذا خواهشمند است به نحو مقتضی مراتب به اطلاع کلیه کارکنان محترم رسیده تا درصورتی‌که تمایل به سالن جلسات مراجعه نمایند.
– خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ارسال تأییدیه به این شرکت اقدام مقتضی معمول فرمایند.
– مقتضی است جهت حضور نماینده محترم آن شرکت در جلسه هماهنگی لازم انجام و اسامی ایشان به این امور اعلام گردد.
– لذا خواهشمند است در خصوص حضور اعضای تیم جناب آقایان تام و جری دستورات مقتضی را صادر فرمایید.
مبذول
مبذول = بخشیده شده، خرج شده، مصرف‌شده.
مبذول فرمایید = فرمان دهید
مبذول داشتن = دادن، بخشیدن، عنایت کردن، به‌کار بردن.
مبذول فرمودن = مبذول کردن = بخشیدن، دادن، واگذار کردن
مثال:
– خواهشمند است با توجه به … مساعدت لازم مبذول فرمایید.
– لذا خواهشمند است در صورت صلاحدید با تقاضای بنده موافقت فرموده و دستورات لازم را در این خصوص مبذول فرمایید.
– لذا خواهشمندم مساعدت لازم مبذول و دستورات لازم را صادر فرمایید.
– خواهشمند است در این خصوص عنایت لازم مبذول فرمایید.
– خواهشمند است دستور فرمایید به‌منظور برگزاری جلسه در تاریخ … برای بررسی موارد کاری و مباحثه فنی بررسی و اقدام لازم مبذول و نتیجه را جهت هماهنگی های لازم به این امور اعلام فرمایند.
پی نوشت
به معنای ”پایین نوشته‌شده” می‌باشد. به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می‌آید گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به‌کار می رود که در حقیقت ” هامش ” نامه است .
هامش
واژه‌ای است عربی و در لغت به معنای حاشیه و مرز. در اصطلاح اداری مترادف با ”پی نوشت” و ”حاشیه” است و به مطالبی که در حاشیه نامه نوشته می‌شود گفته می‌شود.
پیوست
هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود پیوست نام دارد.
رونوشت
عبارت است از نسخه برداری یا کپی‌برداری از نامه اصلی. اگر نامه‌ای اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می‌شود. یک نسخه هم نامه اصلی است.
اندیکاتور ( نامه نا )
به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمام نامه‌های وارده و صادره به‌کار گرفته می‌شود و به طور معمول در دبیرخانه نگهداری می‌شود.
آیین نگارش نامه های اداری
مشخصات یک نوشته‌ی خوب:
از طولانی نویسی اجتناب کنید و متن را ساده نگاه‌دارید.
از جملات و پاراگراف‌های طولانی و کلمات زیاد چندهجایی پرهیز کنید.
وقتی جمله می‌سازید از این اصول کلی پیروی کنید:
-جملات را کوتاه، ساده و مستقیم بنویسید.
-از عواملی که در روشنی بیان نویسنده و سهولت درک خواننده، بسیار موثر است، رعایت قواعد نقطه‌گذاری
است.
-طول متوسط و مطلوب برای جمله 65 تا 62 کلمه است.
-در هر جمله تنها یک یا دو تفکر اصلی را منتقل سازید.
-با قرار دادن چند قید یا شرط، جمله را پیچیده نکنید.
-از جملات جداگانه استفاده کنید (گهگاه از عبارات معترضه استفاده نمایید).
-دقت کنید که ارتباط‌ها(بین فاعل و فعل) در هر جمله واضح باشند.
-از حروف ربط و عبارات ارتباطی استفاده کنید تا متن برای خواندن روان شود.
-هر یک از انواع مطالب را در یک بند جدا و مستقل بیاورید.
-وحدت موضوع: نویسنده باید در سراسر نوشته از اصل موضوع دور نیفتاده و تمام بحث ها و مثال‌ها را با هماهنگی کامل، پیرامون موضوع اصلی بیان کرده و تأثیری واحد در ذهن خواننده القا کند.
– طریقه نقل سخن دیگران: اگر مطلبی را از کسی عیناً در نوشته خود می‌آوریم باید آن را در داخل گیومه قرار داده و در
پاورقی با کر منبع و صفحه بدان اشاره‌کنیم؛ همچنین از نقل گفته‌ها و نوشته‌های دیگران بدون ضرورت واقعی
خودداری کنیم.
-از تکرار اسامی بپرهیزید. بکوشید از تکرار نام خود و یا شرکت خود در نامه پرهیز کنید. به طور کلی استفاده از ضمیر
-فاعلی و ضمایر ملکی، نوشته شما را روان‌تر و قابل‌فهم تر می‌کند.
-درست‌نویسی: تمام محاسن نامه با یک یا چند غلط املایی و انشایی از بین می رود پس اگر در املای کلمه تردید کردید و ناچار بودیم که در نامه به‌کار ببریم باید به کتاب لغت مراجعه کنیم یا از شخص مطلعی بپرسیم.
نشانه هاي جمع در زبان فارسی:
کلمه های فارسی و یا معمول در فارسی را نباید با نشانه های عربی جمع بست.
است. «ها» و «ان» نشانه جمع در فارسی
جمع بسته می‌شود؛ مانند لشگریان «ان» جمع بسته می شود اما وقتی یأء نسبت بگیرد با «ها» اسم جمع با
صفت با موصوف در افراد و جمع مطابقت نمی‌کند و مفرد باقی می‌ماند مانند مردان شجاع یا زنان مهربان
«را» نشانه مفعول صریح
هرگز «را» مفعولی را به کلمه‌ای نچسبانید، از استثنایی چون «مرا» که بگذریم، حتی «تورا» هم نباید سر هم نوشت. با «را» مثل یک کلمه مستقل برخورد کنید. نه آن را بچسبانید و نه آن را بدون فاصله space تایپ کنید. پس غلط است که تایپ کنیم «ترا» به‌جای «تو را» و «منرا» بجای «من را» و «خودرا» به‌جای «خود را»
حرف‌اضافه «به»
حرف‌اضافه «به» همواره جدا نوشته می‌شود
در برخی موارد ترکیب «به»و کلمه‌ای دیگر به‌مرور تشکیل یک کلمه‌ی مستقل و غالباً به معنای صفت داده که در
این موارد از پیوسته بودن آن می‌شود چشم‌پوشی کرد.
حرف «ب» نشانه مضارع التزامی همواره به فعل متصل نوشته می‌شود.
همچنین هرگاه صفت بسازد مانند بهنجار، بنام، بخرد.
یا در موارد زیر: بدین، بدان، بدو، بدیشان (گونه قدیمی حرف‌اضافه به در کلمه‌های فوق باقی مانده است).
کلمه‌های مركب:
کلمه‌هایی که از ترکیب دو یا چند کلمه یک واحد مستقل معنایی به وجود آورند، پیوسته نوشته می‌شوند، مانند روشندل، گلزار، دست‌نویس.
موارد زیر جدا نوشته می‌شوند:
اضافی (موصوف و صفت، مضاف و مضاف الیه): شورای عالی، حاصل‌ضرب، آب میوه.
جزء دوم با «الف» آغاز شود: دل انگیز، کم احساس
• حرف پایانی جزء اول با حرف آغازی جزء دوم همانند یا هم مخرج باشد: آیین‌نامه، پاک کن، چوب‌پرده.
• مصدر و فعل مرکب: سخن گفتن، نگاه داشتم.
• یک جز ء واژه عدد باشد: پنج تن، هفت‌گنبد.
• کلمه با پیوسته‌نویسی طولانی یا احیاناً پر دندانه شود: مصلحت بین، حقیقت جو.
« چه » و« كه »
«چه» جدا از کلمه پس از خود نوشته می‌شود، مگر در موارد زیر:
چرا، چگونه، چقدر، چطور.
«چه» همواره به کلمه پیش از خود می‌چسبد.
آنچه، چنانچه، کتابچه.
«که» جدا از کلمه پیش از خود نوشته می‌شود.
* چنان که
* استثناء: بلکه، آنکه، اینکه.
*همزه گاهی در زبان فارسی برای سهولت تلفظ به «ی» بدل می‌شود
دایره، دایم، فواید، دلایل، علایم و معایت
*همزه ي كلمات بیگانه روي كرسی «ئ» نوشته می شود.
پنگوئن، کاکائو، لائوس، ناپلئون، لئونارد، سوئد، رافائل، کافئین، بمبئی، تیروئید، تئاتر، رئالیست
*همزه ماقبل مکسور-َ در وسط یا پایان كلمه روي كرسی «ا» نوشته می شود.
رأس، مأخذ، تأثیر، تألیف، رأفت، یأس
*همزه ماقبل مکسور«-ُ» روی کرسی «و» نوشته می شود.
مؤمن، رؤیا، مؤدب، رؤسا
*همزه ماقبل مکسور«-ِ» روی کرسی «ی» نوشته می شود.
تبرئه، توطئه، بئر، لئام
*در آخر كلمه اگر حرف پیش از آن یکی از مصوت‌های بلند «ای»،«او»،«آ» باشد بدون کرسی نوشته می‌شود.
شیء، املاء، انشاء، سوء، سماء، اعضاء
«گذاردن»، «گزاردن»
گذاردن: نهادن، جای دادن، منعقد کردن، ترک کردن، برپا کردن، وضع کردن، عبور دادن
گزاردن: انجام دادن، به جا آوردن، پرداختن، رسانیدن، بیان کردن، ترجمه کردن، خرج کردن، حق چیز ی را ادا کردن
نمازگزار
سپاسگزاری
سیاست‌گذاری
لوله‌گذاری
خواب‌گزار
گزارش
گذراندن واحد درسی
نشانه‌گذاری:
-یک نقطه «.»: در پایان هر جمله خبری
-سر کج یا ویرگول «،»: برای مکث‌هایی که وجودشان برای درک جمله لازم است. توجه داشته باشید بجای آخرین ویرگول از حرف ربط «و» استفاده کنید.
-نقطه‌ویرگول«؛»: جمله‌هایی که دارای مفهوم کامل هستند و باهم ربط منطقی دارند، با نقطه‌ویرگول از هم جدا می‌شوند.
-دونطقه«:»: در موارد زیر بکار می رود:
الف-قبل از نقل‌قول مستقیم،
ب-قبل از ذکر مثال.
ج: قبل از ذکر توضیح
-دو کمان «()»: در موارد زیر بکار می رود:
توضیحات مترجم یا نویسنده مانند استقراض(قرض گرفتن)یا آوردن نام استان بعد از نام شهر یا محلی که برای اکثرخوانندگان آشنا نیست؛ و بیشتر برای توضیحات اضافه به‌کار می رود.
-نشان پرسشی «؟»: در پایان جمله‌های پرسشی
-سه نقطه «…»: برای نشان دادن حذف یک کلمه و یا نشان ادامه مطب.
-چند نقطه «……… »: برای نشان دادن حذف بخشی از متن و یا نشانه افتادگی از متن اصلی
گیومه «» در موارد زیر بکار می رود:
• در دو طرف نقل‌قول مستقیم یا جزئی،
• برای تاکید یا مهم‌تر ساختن یک عبارت یا اصطلاح،
• برای ذکر واژگان بیگانه که به فارسی نوشته می‌شوند ولی برای خواننده ن ناآشنا هستند،
• مشخص ساختن اسم های خاص و اَعلام و اصطلاحات.
-خط فاصله «_» در مواردی از قبیل:
*دو سوی جمله معترضه.
*میان کلمات ترکیبی (علمی، فرهنگی).
*پس از کلماتی که بخشی از آنها به سطر بعد منتقل می‌شود.
*در گفت و گوهایی که در نمایش نامه و داستان است.
*هنگام تقسیم‌بندی‌ها پس از اعداد (1_)
*در این مورد، بعضی هم پس از اعداد در تقسیم‌بندی یا در پاورقی‌ها، به‌جای خط فاصله، نقطه می‌گذارند (1.)
-كروشه یا دو قلاب] [ : برای افزودن چیزی به متن اصلی، یا بیان اختلاف نسخه
-یک ستاره «*»: اغلب در سمت چپ بالای کلمه‌ای در عنوان یا متن برای توضیح خاصی در پاورقی گذاشته می‌شود.
-دو ستاره «**»: نشان توجه برای بازگشت به صفحه‌های قبل که مطلب مورد نظر توضیح داده شده است. مثال «**121»
-سه ستاره «***»: نشان تغییر روال نوشته یا تغییر سیاق سخن است. وقتی نویسنده مجبور به تغییر مطلب است؛ جمله را پایان داده و با گذاشتن نشان سه ستاره در وسط فاصله، نوشته بعدی را آغاز می‌کند.
-فاصله انداختن بین علامت‌هایی چون «! ؟ : ؛ ، .» با کلمه‌ی قبلی خود غلط است و رعایت نکردن فاصله بین آنها و کلمه بعدی‌شان هم درست نیست. درست آن به شکل زیر است:
كلمه + علامت نقطه‌گذاری + فاصله (space)+ كلمه بعد.
رعایت این شیوه، هم شکل ظاهری متن را زیباتر می‌کند و هم باعث می‌شود نقطه‌گذاری های متن شما در هر حالتی از دیده
شدن در مانیتور و یا چاپ شدن روی کاغذ به هنگام پرینت، به‌هیچ‌وجه از انتهای سطر پایین نیفتند.
-«می» و «نمی»:
می و نمی فعل‌ها جدا نوشته می‌شوند اما نباید به هنگام تایپ کردن از space (کلید فاصله) استفاده کرد. space
برای ایجاد فاصله میان کلمات مستقل به‌کار گرفته می‌شود. در این موارد و برخی موارد دیگر باید از (نیم‌فاصله) استفاده کرد.
استفاده از (نیم‌فاصله) باعث می‌شود که پیشوند افعال در حین این که جدا دیده می‌شود، در هیچ شرایطی هم از کلمه‌ی اصلی خود جدا نشود و مثلاً «می» تهِ خط نمی‌ماند و ریشه‌ی فعل اولِ خط بعدی بیفتد.
شیوه نگارش ارقام و اعداد:
• برای شمارم اعداد بز رگ از ترکیب عدد و حروف استفاده کنیم مانند یک میلیون و 653 هزار و 326 ریال.
• در موارد زیر همیشه از حروف استفاده کنیم:
• اعداد یک رقمی، آغاز سطر، اعداد کسری مانند دو پنجم، اعدادت تقریبی مانند دو تا سه کیلو، اعداد ترتیبی مانند قرن چهارم
• اگر اعداد بخشی از واژه باشند مانند: هزار پا، صفت نسبی مانند: سمینار دو روزه و اعداد غیر آماری مانند: صد بار گفتم.
• در موارد زیر همیشه از عدد استفاده می‌شود:
جدول های آماری، نتایج مسابقات ورزشی، طول و عرض جغرافیایی، مبلغ، صفحات کتاب، مواد قانونی، تصویب نامه ها،
شماره شناسنامه، تاریخ تولد، شماره تلفن، شماره خانه، ساعات روز، درجه حرارت بدن، وزن، قد و شماره اتومبیل.
نمونه نامه های اداری:
نامه درخواست وام و یا مساعده حقوق
بسمه‌تعالی
جناب آقای…
ریاست ارجمند امور کارکنان
موضوع: درخواست وام و یا مساعده حقوق
با سلام و درود
بدینوسیله اینجانب… کارمند/کارگر به شماره… که در قسمت… مشغول به فعالیت هستم به علت بروز مشکلات مالی و شخصی، تقاضا دارم مبلغ … ریال را به‌صورت وام/ مساعده حقوق در اختیار بنده قرار داده که نحوه‌ی بازپرداخت آن به‌صورت کسر آن از حقوق بنده به‌صورت اقساط ماهیانه… به مدت … ماه باشد.
خواهشمندم که موافقت خود را با درخواست بنده به دستگاه‌های مربوطه ابلاغ نمایید.
از مساعدت شما سپاسگزارم
با تشکر، امضا
نمونه نامه درخواست امریه:
جناب آقای فلانی
مدیر محترم سازمان …. استان …
موضوع: درخواست امریه
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند اینجانب فلانی فارغ‌التحصیل مقطع کارشناسی رشته …. دانشگاه …. شهر …؛ که به‌تازگی فارغ‌التحصیل گردیده‌ام تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذرانم و ضمن اخذ تجربه از راهنمایی‌های متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره‌مند گردم.
در صورت پذیرش تقاضا اینجانب متعهد می‌گردم طی تمام مدت خدمت، ضمن رعایت نظم و انضباط کاری؛ مقررات اداری آن سازمان را مد نظر قرار داده و امور محوله را به نحو احسن به انجام رسانم.
امیدوارم که با این درخواست موافقت فرمایید.
پیشاپیش از بذل‌توجه حضرت‌عالی در این خصوص بی‌نهایت سپاسگزارم.
و من الله توفیق
فلانی
——————————————————————————————————————–
طریقه نوشتن نامه اداری درخواست تشویقی جهت کارمندان:
جناب آقای ………………..
مدیرعامل محترم شرکت
موضوع: درخواست تشویقی جهت کارمندان
با سلام و احترام
بدینوسیله با عنایت به خدمات شایسته و ارزشمند آقای کارگر زاده کارمند شماره ۰ در خصوص انجام امور محوله به نحو احسن؛ پیشنهاد می‌گردد معادل یک ماه حقوق و مزایا به همراه پرداخت هزینه یک سفر زیارتی به مشهد مقدس به نامبرده به‌عنوان پاداش تعلق گیرد.
خواهشمند در صورت صلاحدید دستورات لازم را مبذول فرمایید.
با تشکر
نمونه نامه اداری و رسمی برای نوشتن نامه اداری بازگشت به‌کار:
جناب آقای ….
مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی
موضوع: درخواست بازگشت به‌کار
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند اینجانب …………. به شماره کارمندی …… و به شماره شناسنامه ……؛ که از تاریخ ………… در شرکت با سمت ……. در واحد …… مشغول بکار بوده‌ام متأسفانه بنا به دلایل شخصی / کاری ناچار به استعفا و ترک کار از تاریخ …………… گردیده‌ام با توجه به مشکلات بیشماری که پس از ترک شرکت با آن موجه شده‌ام، از جنابعالی تقاضای بازگشت به‌کار داشته و تعهد می‌نمایم در صورت موافقت با شروع بکار اینجانب به نحو احسن نسبت به انجام امور محوله اهتمام ورزم.
پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز نموده و استدعا دارم در صورت صلاحدید با بازگشت به‌کار اینجانب موافقت فرمایید.
نام و نام خانوادگی
سمت
تاریخ و امضا
————————————————————————————————————–
جناب آقای ….
مدیریت محترم شرکت ….
با سلام و احترام
موضوع: درخواست همکاری
بدینوسیله پیرو درج آگهی دعوت به همکاری آن شرکت محترم در مورخه ………… جهت همکاری در اجرای پروژه ی پیشنهادی آن شرکت، به پیوست پیشنهاد فنی، رزومه شرکت و مابقی اطلاعات لازم، جهت اعلام آمادگی برای همکاری با آن سازمان محترم تقدیم گردید.
ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی و آن سازمان محترم، از زمانی که بابت بررسی پرونده ارسالی می‌گذارید کمال تشکر را دارم و خواهشمند است دستورات لازم را جهت اقدام های آتی، ابلاغ بفرمایید
نام و نام خانوادگی
سمت
امضا
نمونه نامه درخواست اقلام و تجهیزات
جناب آقای………..
مدیر محترم………..
موضوع: درخواست اقلام و تجهیزات
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار میرساند جهت انجام امر …………….. به اقلام و تجهیزات زیر احتیاج است. خواهشمند است دستور فرمایید تا مساعدت لازم در این زمینه انجام گیرد.
لیست اقلام و تجهیزات:
۱. ………………
۲. ……………..
۳. ……………..
۴. ……………..
پیشاپیش از حسن توجه جنابعالی کمال تشکر را دارم.
نام
سمت
امضا
———————————————————————————————————
نمونه نامه معرفی و اداری
بسمه‌تعالی
جناب آقای/ سرکار خانم ……………..
مدیر کل محترم ……..
موضوع: معرفی نماینده رسمی و قانونی
سلام‌علیکم
احتراماً به استحضار میرساند؛ آقای/خانم………. فرزند ……. به شماره ملی …………… به‌عنوان نماینده رسمی و قانونی شرکت/ سازمان/اینجانب…….. جهت انجام ….. به حضور جنابعالی معرفی می‌گردد، لذا خواهشمند است دستور لازم جهت همکاری با نامبرده را مبذول فرمایید.
پیشاپیش از حضرت‌عالی کمال تشکر و قدردانی را دارم.
با تشکر ……………
برای شرکت در دوره آموزش نامه نگاری(مکاتبات اداری) و کسب اطلاعات بیشتر همین حالا تماس بگیرید:
021-22445406
09120561585
نویسنده: حسین شیردل(مدرس دوره)
منبع: وب سایت راهمند
ممنونم