نحوه و طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی- آموزش مکاتبات اداری

نوشتن یک نامه اداری و رسمی مهارتی ضروری در دنیای کسب‌وکار، ادارات دولتی و حتی در مراودات رسمی بین افراد است. این نوع نامه‌ها باید دارای ساختاری مشخص، زبانی رسمی و لحنی مودبانه باشند.

در ادامه، مراحل و نکات مهم برای نگارش یک نامه اداری و رسمی را بررسی می‌کنیم.

۱. اجزای اصلی یک نامه اداری

هر نامه اداری از چند بخش اساسی تشکیل شده است که رعایت آنها باعث خوانایی و انسجام متن می‌شود:

1: سربرگ

اگر نامه از طرف یک سازمان، شرکت یا اداره ارسال می‌شود، بهتر است از سربرگ رسمی آن استفاده شود. سربرگ معمولاً شامل لوگو و نام سازمان است.

2: تاریخ و شماره نامه

در نامه‌های رسمی، تاریخ و شماره ثبت نامه (در صورت وجود) در بالای صفحه، معمولاً سمت چپ یا راست نوشته می‌شود.

3: نام و مشخصات گیرنده

در این بخش، نام شخص یا سازمان گیرنده، عنوان شغلی و محل کار او نوشته می‌شود. اگر نامه خطاب به یک فرد خاص است، باید از عناوین محترمانه مانند “جناب آقای” یا “سرکار خانم” استفاده شود.

4: عنوان یا موضوع نامه

یک خط کوتاه که موضوع اصلی نامه را مشخص می‌کند. این بخش باید مختصر و دقیق باشد، مثلاً:
موضوع: درخواست همکاری در پروژه تحقیقاتی

5: متن اصلی نامه

متن نامه باید شامل موارد زیر باشد:

1. مقدمه: در این بخش باید هدف از نوشتن نامه را بیان کنید. مثلاً:
«با سلام و احترام، بدین وسیله درخواست خود را در خصوص … به حضورتان تقدیم می‌دارم.»
2. توضیح و ارائه جزییات: در این قسمت باید اطلاعات اصلی و دلیل ارسال نامه را به‌طور واضح توضیح دهید.
3. نتیجه‌گیری و درخواست نهایی: در پایان، باید درخواست یا انتظار خود را به‌صورت صریح بیان کنید، مثلاً:
«مقتضی است پاسخ خود را تا تاریخ … ارسال فرمایید.»

6: امضا و نام فرستنده

در پایان، نام و سمت فرستنده به همراه امضا و مهر (در صورت رسمی بودن) درج می‌شود.

نکات مهم در نوشتن نامه اداری و رسمی

رعایت لحن رسمی و مودبانه

لحن نامه باید جدی، محترمانه و بدون استفاده از عبارات عامیانه باشد.

اختصار و پرهیز از زیاده‌گویی

نامه‌های اداری نباید طولانی باشند؛ بلکه باید اطلاعات مهم را به‌صورت خلاصه و دقیق ارائه دهند.

استفاده از دستور زبان و نگارش صحیح

اشتباهات املایی و دستوری می‌تواند از اعتبار نامه بکاهد، بنابراین قبل از ارسال، متن را بازبینی کنید.

تنظیم صحیح پاراگراف‌ها و فاصله‌گذاری مناسب

جملات باید خوانا و مرتب باشند تا مخاطب بتواند به‌راحتی نامه را مطالعه کند.

استفاده از کلمات کلیدی مناسب

از واژگان رسمی و اصطلاحات رایج در نامه‌های اداری استفاده کنید.

نمونه یک نامه اداری

جناب آقای دکتر رضایی
مدیرعامل شرکت توسعه فناوری ایران
موضوع: درخواست همکاری در پروژه جدید

با سلام و احترام؛

احتراماً به استحضار می‌رساند، شرکت…….. در نظر دارد پروژه‌ای در زمینه توسعه فناوری‌های نوین آغاز نماید. با توجه به سوابق درخشان آن شرکت در این حوزه، خواهشمند است امکان همکاری در این زمینه را بررسی فرمایید.

در صورت موافقت، خواهشمند است زمان مناسب جهت برگزاری جلسه‌ای مشترک را اعلام بفرمایید.

پیشاپیش از توجه و همکاری جنابعالی سپاسگزارم.

با احترام
محمد احمدی
مدیر واحد منابع انسانی

نتیجه‌گیری

نوشتن یک نامه اداری حرفه‌ای نیاز به رعایت اصول خاصی دارد. با رعایت ساختار استاندارد، استفاده از زبان رسمی و توجه به جزئیات، می‌توان نامه‌ای تاثیرگذار و محترمانه تهیه کرد. این مهارت نه‌تنها در محیط‌های کاری بلکه در ارتباطات رسمی نیز بسیار مفید خواهد بود.

برای نوشتن یک نامه رسمی یا غیررسمی، رعایت نکات نگارشی زیر بسیار مهم است:

1. شروع نامه:

• در نامه‌های رسمی، از عبارت‌هایی مانند “بسمه‌تعالی”، “با سلام و احترام”، یا “محضر محترم…” استفاده کنید.
• در نامه‌های غیررسمی، می‌توانید شروعی ساده‌تر مانند “سلام” یا “دوست عزیز” داشته باشید.

2. معرفی خود:

• در نامه‌های رسمی، بهتر است در ابتدای نامه خود را معرفی کنید (نام، سمت یا جایگاه).
• در نامه‌های غیررسمی می‌توانید در صورت نیاز به طور غیررسمی خود را معرفی کنید.

3. بدنه نامه:

• محتوای نامه باید به‌طور واضح و مختصر بیان شود. از جمله‌های کوتاه و مفهومی استفاده کنید.
• در نامه‌های رسمی باید لحن محترمانه و دقیق باشد.
• در نامه‌های غیررسمی، لحن ممکن است صمیمانه‌تر و دوستانه‌تر باشد.

4. پایان‌نامه:

• در نامه‌های رسمی از عباراتی مانند “با تشکر”، “با احترام” و “منتظر پاسخ شما هستم” استفاده کنید.
• در نامه‌های غیررسمی، می‌توان از عباراتی مانند “با آرزوی بهترین‌ها” یا “منتظر دیدار شما هستم” بهره برد.

5. امضا:

• در نامه‌های رسمی، اگر نیاز به امضای شما باشد، امضا را در انتهای نامه قرار دهید.
• در نامه‌های غیررسمی، امضای شما می‌تواند به شکل ساده باشد

6. توجه به قالب‌بندی:

• در نامه‌های رسمی، باید از فاصله‌گذاری مناسب، حاشیه‌ها و تایپوگرافی صحیح استفاده کنید.
• در نامه‌های غیررسمی، می‌توانید قالب ساده‌تری استفاده کنید، اما همچنان باید مرتب و خوانا باشد.

7. دقت در دستور زبان و املاء:

• توجه به درست نویسی، دقت در استفاده از علامت‌های نگارشی و جلوگیری از اشتباهات املایی از نکات مهم است.

همین حالا جهت ثبت نام و شرکت در دوره نامه نگاری و گزارش نویسی با ما در تماس باشید.
02122445406
09120561585

منبع: راهمند