مهمترین اصول و نکات نامه نگاری اداری و نحوه نوشتن- ثبت نام |

مهمترین اصول و نکات نامه نگاری اداری و نحوه نوشتن- ثبت نام کلاس

رعایت نکات نامه نگاری اداری و اصول نامه نگاری برای هر مدیر و کارمندی ضروری است؛ و میتوان گفت برای شرکت ها و سازمان ها رعایت نکات نامه نگاری و مکاتبات اداری یک الزام سازمانی می باشد.

اصول و نکاتی که در خصوص مکاتبات اداری در این مقاله بیان کرده ایم، می تواند راهنمای فوق العاده ای برای نوشتن یک نامه اداری درست و اصولی باشد.

در این مقاله نکاتی را در نگارش نامه و مکاتبات اداری ارایه خواهیم داد تا در صورتیکه لازم باشد نامه ای خطاب به سازمانی دیگر یا فردی در سازمان خودمان بنویسیم، به بهترین نحوه این نوشتن صورت گیرد.

17 نکته در نامه نگاری اداری

نکته 1: در صورتی که نامه شما از ۵ سطر بیشتر است در کاغذ A4 و اگر کمتر از ۵ سطر بود در کاغذ A5 نوشته می شود. (پیشنهاد استاندارد ملی ایران به شماره ۳۷۹)

نکته 2: در بخش عنوان نامه صرفا شما می توانید به نام و سمت فرد دریافت کنند نامه اکتفا کنید. در اینصورت باید ابتدا نام فرد (برای خانمها سرکاخانم …. و برای آقایان، جناب آقای …) و سپس سمت وی نوشته شود. در صورتی که فرد مخاطب تحصیلات خاص یا درجات نظامی دارد باید در کنار نام وی درج شود (جناب آقای دکتر محمدی)

نکته 3: در متن نامه بجای استفاده از کلمه احتراماً که معمولا در ابتدای آن می آید بهتر است نوشته شود: “با سلام و احترام”

نکته 4: در صورتی که به نامه سازمانی جواب می دهیم از عبارت بازگشت استفاده می شود.(بازگشت به نامه شماره …)

نکته 5: در صورتی که پس از نامه خودمان، نامه مجددی ارسال می کنیم از عبارت پیرو استفاده می شود.(پیرو نامه قبلی به شماره …)

نکته 6: در صورتی که از نامه سازمان سومی برای جوابیه به مخاطب بهره بگیریم از عطف استفاده می شود (عطف به نامه وزارت علوم به شماره ….)

نکته 7: در صورتی که به فردی با سمت سازمانی بالاتر نامه می نویسید افعال خودتان را بصورت سوم شخص مفرد و افعال مربوط به مخاطب را سوم شخص جمع بنویسید.(خواهشمنداست – به استحضار می رساند – استحضار دارید.)

نکته 8: برای نوشتن نامه به افراد هم رده میتوان از عبارت های: به اطلاع می رساند، همانطور که اطلاع دارید، خواهشمند است دستور فرمایید و …. استفاده کرد.

نکته 9: برای نوشتن نامه به افراد پایین رده می توان از عبارت های: لازم به تذکر است- مقتضی است و …. استفاده کرد.

نکته 10: برای نوشتن محتوای نامه و در مکاتبات اداری می توان از سه بخش استفاده کرد. بخش اول نامه (پاراگراف اول) معرفی اجمالی، بخش دوم توضیحات و بخش سوم جمع بندی.

نکته 11: در متن نامه حتما از نشانه ها مانند نقطه، ویرگول، علامت سوال و … در محل مناسب استفاده کنید.

نکته 12: نامه ها حتماً بایستی دارای امضا باشند. حتما درکنار امضا نام فرد قید شود.

نکته 13: درصورتی که فرد اصلی برای امضا حضور ندارد و جانشین وی امضا می کند باید عبارت ازطرف» در کنار امضا قید شود.

نکته 14: محل امضا دوخط زیر آخرین پاراگراف و در سمت چپ است.

نکته 15: در زیر اسم می توان سمت فرد را نیز تایپ کرد (این موضوع اختیاری است، اما بهتراست باشد.)

نکته 16: در برخی نامه ها، لازم است نامه به بخش دیگری هم ارسال شود که به آن رونوشت می گویند، رونوشت در انتهای نامه می آید و در آن نام فرد یا سازمان گیرنده در دو خط ذکر می شود.

نکته 17: درصورتی‌که نیاز باشد پیوستی با نامه ارسال شود، باید به سمت راست نامه منگنه شود.

⇐(جهت مشاهده 20 نمونه نامه اداری و رسمی اینجا کلیک کنید)

نمونه نامه اداری:

جناب آقای دکتر شمس، مدیریت محترم (مدیر محترم) واحد منابع انسانی

با سلام و احترام

به استحضار می‌رساند پیرو نامه ارسالی جنابعالی …….

در این راستا این واحد …..

خواهشمند است، دستور فرمایند جهت پیگیری‌های بعدی ….

امضا

رونوشت:

نکاتی که در بالا گفته شد، نکاتی مختصر و فشرده در خصوص اصول نگارش نامه و مکاتبات اداری است. علاوه بر رعایت این نکات در دوره آموزش نامه نگاری و مکاتبات اداری به صورت کامل به تمامی نکات مربوط به نامه نگاری می‌پردازیم.