نامه نگاری اداری -آَشنایی با اصول و بخش های یک نامه رسمی

نامه نگاری اداری یکی از مهمترین راه های ارتباطی در سازمان ها و شرکت هاست که به رسمی ترین و رایج ترین نوع ارتباط در سازمان گفته می شود.

در این مقاله به آموزش و آشنایی با نامه نگاری و اصول صحیح نامه نگاری می پردازیم.

نامه چیست؟

به هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری باشد و به عنوان وسیله ارتباطی در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار بگیرد نامه اداری می گویند.

نامه از لحاظ زمان به( عادی، فوری، خیلی فوری و آنی )تقسیم می شود.
و از لحاظ حساسیت به (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و به کلی سری) تقسیم می شود.

انواع نامه های اداری:

1: نامه اطلاعی یا خبری: دارای محتوای اطلاع رسانی و ارائه نتیجه یک اقدام می باشد.
2: دستوری: این گونه نامه ها از مقامات بالا خطاب به کارکنان یا زیر مجموعه تهیه و ابلاغ می شود. و انجام کار و نتیجه اقدام را می خواهد.
3: درخواستی: اغلب نوشته ها در سازمان ها ماهیت درخواستی دارند که واژه ای که بیشتر معرف آن است «خواهشمند است» می باشد.
4: بازدارندگی: انجام کاری را منع و یا اقدام و حرکتی را متوقف می سازد.
5: هماهنگی: جهت هماهنگی افراد، بخش ها و سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد.

اجزای یک نامه اداری

در نامه نگاری اداری هر نامه اداری به 5 بخش تقسیم می شود که به شرح هر یک از آن می پردازیم.

1: سربرگ

شامل (آرم یا لوگوی سازمان، نام سازمان، تاریخ، شماره و پیوست)

2: عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

فرستنده: منظور از فرستنده، شخص، مقام سازمانی و یا واحدهایی هستند که نامه از طرف آن نوشته می شود.

گیرنده: منظور از گیرنده، شخص، مقام سازمانی و یا واحدهایی هستند که نامه خطاب به آن نوشته می شود.

موضوع نامه: منظور از موضوع عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه می باشد.

3: متن نامه:

مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت همان هدف نامه است.

متن در نامه نگاری اداری از 3 بخش تشکیل می شود.

1: مقدمه: در قسمت مقدمه ما کلماتی از قبیل با سلام، با احترام، احتراماً و.. شروع می کنیم و در ادامه اشاره به شماره و تاریخ نامه های قبلی که از قبل تدوین شده داریم.
2: پیام اصلی: با اهمیت ترین قسمت نامه پیام اصلی نامه است که نامه به منظور آن ارسال و تهیه می شود. در پیام اصلی از حاشیه نویسی و درج مطالب کم اهمیت باید خودداری شود.

3: نتیجه گیری:

نتیجه گیری می تواند اقدام به عمل نامه را تسریع بخشد؛ و می توان گفت که تأییدکننده محتوای نامه است.

ویژگی های متن نامه در نامه نگاری اداری:

با نهایت دقت،صراحت و بدون غلط املایی نوشته شود.
-به صورت خلاصه، کوتاه و مختصر نوشته شود.
-کلمات هم معنی استفاده نشود.
-از فونت های رایج در سازمان استفاده شود.
-از نشانه های قراردادی در نامه ها استفاده شود.
-نامه تایپ شود و به صورت دستی نوشته نشود.

4: امضای نامه

رکن اساسی هر نامه امضا نامه است. نامه بدون امضا سندیت ندارد و نمی توان به آن استناد کرد.
مسئولیت نهایی هر نامه به فرد یا مقام سازمان است که نامه به وسیله وی امضا می شود.
منظور از مشخصات امضا کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضا می کند.

5: رونوشت

منظور از رونوشت در نامه نگاری اداری، واحد های سازمانی یا اشخاصی هستند که باید رونوشت نامه به عنوان آنها صادر گردد.
گیرندگان رونوشت به طور معمول با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردند.

برای شرکت در دوره آموزش نامه نگاری رسمی و اداری با ما تماس بگیرید.

02122445406

09120561585

نمونه یک نامه رسمی:

نویسنده: حسین شیردل

منبع: وب سایت راهمند