چگونه اسناد و مدارک را بایگانی کنیم؟روش های نوین بایگانی اسناد |

چگونه اسناد و مدارک را بایگانی کنیم؟روش های نوین بایگانی اسناد و مدارک

آیا تا به حال، مشتری یا رئیستان را پای گوشی تلفن و یا در مواقع اضطراری نگه داشته‌اید تا از میان یک خروار کاغذ روی میزتان، سند یا مدرک مهمی را پیدا کنید؟(بایگانی اسناد و مدارک ) اگر این کار را کرده باشید، پس این افراد فکر خوبی درباره‌ی شما نخواهند کرد، چون در یک برخورد مهم، شما آن‌ها را با بی‌نظمی‌تان ناامید کرده‌اید. اگر ما بتوانیم پاسخ سؤالاتی از این قبیل که چگونه اسناد و مدارک را بایگانی کنیم؟ شغل بایگانی چیست؟بایگانی یعنی چه؟چگونه بایگانی کنیم؟ را بدانیم و با انواع بایگانی اسناد آشنا شویم می‌توانیم در شغل خود به راحتی و بدون صرف وقت ،هزینه و با کمال آرامش محیط منظمی برای خود و مجموعه خودمان فراهم کنیم.

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!

بایگانی چیست؟(بایگانی یعنی چی)

به طور کلی بایگانی به کلیه اقداماتی که سازمان‌ها ،شرکت ها،ادارات و افراد برای طبقه بندی ،تنظیم، حفاظت و نگهداری از اسناد و مدارک با ارزش خود انجام می دهند بایگانی می گویند.

هدف از بایگانی این است که ما بتوانیم به سرعت و به آسانی و با اطمینان خاطر به اسناد و مدارک خود دسترسی پیدا کنم.

در نتیجه مهم ترین ویژگی بایگانی اسناد و مدارک

الف – سرعت

ب – سهولت

پ – اطمينان

ت – توسعه‌پذيری

انواع طبقه بندی اسناد و مدارک

بایگانی جاری :

به کلیه اقداماتی گفته می شود که ما هر روزه با آن در ارتباط هستیم و در حال بایگانی کردن آن می باشیم.

بایگانی نیمه جاری:

به کلیه اقداماتی گفته می شود که هر از گاهی مثلاً هفته ای یک بار به بایگانی آن اسناد می پردازیم.

بایگانی راکد:

اگر بخواهیم برای سؤال بایگانی راکد چیست ؟ یک تعریف جامع داشته باشیم می‌توان بیان کرد که کلیه اسناد و مدارکی که دیگر کارایی خود را از دست داده و بدون استفاده می باشند و در آینده هیچ استفاده ای نداشته باشند و بدون مراجعه باشند جزء بایگانی راکد قرار می دهند.
مثل:پرونده های وام های مستهلک شده که در بایگانی راکد نگهداری می شوند.

*احتمالا مقاله آموزش بایگانی حرفه ای نیز برایتان جالب باشد!

پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!

پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی) >>> برای اطلاعات بیشتر، روی تصویر پایین کلیک کنید.

روش های تنظيم پرونده های بايگانی (روش های نوین بایگانی اسناد)

در مورد انواع طبقه بندی اسناد و مدارک این مطلب را خدمت شما همکاران بیان کنم که هر سازمانی بنا بر حیطه کاری خود و نوع فعالیت خود اقدام به بایگانی و حفظ و نگهداری اسناد و مدارک خود می کند و نمی توان یک روش را برای بایگانی اسناد ومدارک همه شرکت ها ،ادارات وسازمان ها در نظر گرفت .

در زیر به انواع طبقه بندی اسناد و مدارک( انواع بایگانی اسناد) جهت بایگانی کردن می پردازیم.

1:روش الفبایی

در این روش پروندها بر اساس حروف الفبا مرتب و در قفسه های مربوطه بایگانی می شوند.از این روش بیشتر در بایگانی پرونده های مربوط به کارکنان استفاده می شود.همچنین در بایگانی های موضوعی نیز می توان از آن استفاده کرد.نمونه کامل این روش می توان به لغت نامه ها اشاره کرد.

مثال: ش- ح که الف نشانه مفهومی مثلاً شیردل و ب نشانه مفهومی دیگر مثلاً حسین است.

2:روش عددی

منظور استفاده از اعداد که هر عدد مفهوم خاص و قرار دادی خود را داشته باشد.
مثال: شماره پرسنلی فرد در سازمان که نشان دهنده کلیه سوابق خدمتی وي می باشد.

3:روش مرکب(حروف و اعداد)

منظور حرف و عددي که هر یک به طور جداگانه و یا ترکیب آن‌ها نشانه مفهوم و معنی خاص و
قراردادي باشد.
مثال: 1ج/2/4/15/الف
الف- نشان دهنده قفسه ای است در بایگانی که پرونده های مربوط به حرف الف در آن قراردارد.
مثل پرونده‌های اسمی .
-2 نشان دهنده تعدد قفسه‌های حرف الف است.
یعنی دومین قفسه‌ای که پرونده‌های حرف الف در آن قراردارد.
-4 نشان دهنده ردیف قفسه دوم از حرف الف می باشد( مثلاً از 8 ردیف آن)
-15 نشان دهنده شماره پرونده ای است از تعداد مثلاً 20 پرونده که در ردیف 4 چیده شده اند.
ج- نشان دهنده جلد پرونده است.
-1 نشان دهنده اولین جلد پرونده ( به طور مثال پرونده دو جلد است.

4:تنظیم بر اساس موضوع

یک از رایج ترین و درعین‌حال مشکل‌ترین و دقیق‌ترین روش های بایگانی اسناد ومدارک روشی است که در آن پروند ها بر اساس موضع خاص آن پرونده بایگانی می شوند.به این ترتیب که ابتدا فهرستی از موضوعات مورد مکاتبه خود را مشخص می کنیم و تحت این عناوین مشخص شده شروع به بایگانی مدارک و اسناد خود می کنیم و همچنین اگر موضوعات ما قابل تفکیک به عناوین فرعی باشد به شکل زیر می توانیم آن را نظم دهیم.
مثال:
بخش نامه ها(عنوان اصلی)
-بخش نامه های اداری(عنوان پرونده)
-بخش نامه های آموزشی(عنوان پرونده)
-بخش نامه های مالی(عنوان پرونده)

5:تنظیم بر اساس رنگ ها

با توجه ب اینکه یک منشی و مسئول دفتر به مراتب با پروند ها و مدارک کمتری مواجه است بایگانی کردن بر اساس رنگ ها هم می تواند روشی راحت و آسان برای نگهداری و حفاظت از مدارک و پروند ها باشد.
مثال:
رنگ پوشه های آبی: پرونده هاي پرسنلی
رنگ پوشه های سبز: پرونده هاي امورمالی
رنگ پوشه های قرمز: پرونده هاي آموزش
رنگ پوشه های نارنجی: پرونده هاي اموراداري

6:روش تنظیم بر اساس مناطق جغرافیا

یکی دیگر از انواع بایگانی اسناد همانطور که از اسم آن نیز مشخص است این روش بر اساس مناطق جغرافیایی و اسامی شهرها و مناطق مختلف جغرافیایی تنظیم می شود.
مثال:
استان البرز:
1:شهر کرج
2:فردیس
3هشتگرد
4 نظرآباد
5کمالشهر

7:تنظیم بر اساس تاریخ(روش تاریخی)

اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاریخی،زمان ایجاد،مراجعه و یا تعقیب پرونده یا سند مورد نظر است.بنابراین اسناد و پروند هایی که ملاک مراجعه به آن‌ها ، سال،ماه،هفته و روز است بر اساس روش تاریخی تنظیم و بایگانی می شوند.
از این روش برای پروندهایی که باید در تاریخ معین برای آن‌ها اقدام خاصی به عمل آید،استفاده می شوند.
ساده ترین روش نوع تاریخی استفاده ازاستفاده از دفتر سررسید و یا تقویم دار است.

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!

نکات مهم در بایگانی کردن

با توجه به انبوه پروند هایی که منشیان ،مسئولین دفاتر و کارمندان ممکن است با آن مواجه شوند واگر نتوانند به راحتی و سریع ترین زمان ممکن به این اسناد دسترسی داشته باشند و نتوانند این مدارک و پروند ها را در سریع‌ترین زمان در اختیار مدیر یا رئیس خود قرار دهند ممکن است مورد بازخواست قرار گیرند و به عنوان یک فرد بی نظم در آن اداره یا دفتر معرفی شوند .

اما اگر بخواهید تصور مثبتی از خود نزد مدیر یا همکاران و مشتریان خود به دست بیاورید باید بتوانید به بایگانی کردن مسلط و از آن برای قدرتمند کردن خود استفاده کنید!

1:اولین اقدامی که باید انجام دهیم مدیرت بایگانی است!

یعنی اینکه کلیه اسناد و مدارک و پروندها را در مکان مناسب خود قرار دهیم و آن‌ها را هر روز آبدیت کنیم.
از تنبلی کردن و انباشت پروند و مدارک بر روی میز و اطراف خودمان به علت مشغله‌های کاری بپرهیزیم.چرا که احتمال فراموشی و گم کردن آن و همچنین کاستن از سرعت و کارایی ما تأثیر دارد.

۲: یک روش ثابت را برای بایگانی کردن خود انتخاب کنید.

یعنی شما باید از یک مدل بایگانی کردن استفاده کنید.مثلا فقط براساس موضوعی.

3: از اسناد کاغذی با یک اسکنر، نسخه‌های دیجیتالی تهیه کنید.

برای اسنادی که مهر و امضاء ندارند بهترین راه اسکن کردن آن و تهیه یک نسخه دیجیتال از آن برای حفاظت بیشتر از این اسناد می باشد.

4:از پوشه های رنگی برای نگهداری و بایگانی اسناد و مدارک خود استفاده کنید.

استفاده از پوشه های رنگی به شما کمک می کند که به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن اسناد و مدارک خود را در بین پوشه ها تشخیص و به آن دسترسی داشته باشید.

5:اسناد مهم تر را از اسناد غیر مهم و عادی جدا کنید.

به عنوان مثال می توانید اسناد مهم را در کمدهای قفل‌دار که دسترسی دیگران به آن غیرممکن باشد استفاده کنید.

6: هر ساله اسناد و مدارک بایگانی خود را بررسی و یک کمد برای آرشیو اسناد خود که ممکن است در آیند ه به آن نیاز داشته باشید در نظر بگیرید.

7:کشو و کمد مدارک شخصی خود را از مدارک شرکت و سازمان تفکیک کنید.

در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری (در محل کار شما) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) و همچنین مشاوره ویژه منشی گری و همچنین رئیس دفتر با تدریس آقای حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک منشی به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن ۲۲۴۴۵۴۰۶-۰۲۱ و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.

نویسنده:حسین شیردل

منبع: وب سایت راهمند