انواع نامه اداری و کلی مطلب مفید فقط با خواندن این مقاله!
نامه اداری به نوشته ای که حاوی یک موضوع اداری با ساختاری خاص بوده که در مکاتبات درون و برون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در این مقاله شما با:
-انواع نامه های اداری
-اجزای نامه اداری
-نحوه نگارش نامه اداری
-نمونه نامه اداری
آشنا خواهید شد.
مدت‌زمان مطالعه 6 دقیقه!
نحوه نوشتن نامه اداری
تعیین مخاطب و موضوع نامه:
قبل از شروع به نوشتن نامه، باید گیرنده و موضوع نامه را دقیقاً مشخص کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا محتوای مناسب و جملات و اطلاعات مناسبی را برای این مورد گردآوری نمایید.
استفاده از فرمت مناسب بر اساس جایگاه و سمت‌ها:
استفاده از فرمت مناسب در نامه، به خوانایی و رسالت آمیزی نامه کمک می‌کند و می‌تواند تأثیر مثبتی در برقراری ارتباطات رسمی میان افراد و جایگاه‌ها داشته باشد. به‌عنوان مثال، شروع نامه با عبارت “با سلام و احترام” و پایان‌نامه با عبارت “با تشکر” مناسب است.
استفاده از زبان مناسب:
در نوشتن نامه اداری، باید از زبان رسمی و محترم استفاده کرد. به همین دلیل، باید از اصطلاحات و عبارات خودمانی و غیررسمی خودداری کرد.
رعایت املا و گرامر:
رعایت قواعد املا و گرامر در نوشتن نامه بسیار مهم است. باید از جملات کوتاه و شفاف استفاده کرد و از نوشتن جملات پیچیده و مبهم خودداری کرد.
ارجاع به مستندات و مدارک:
اگر در نامه اداری خود به مستندات و مدارکی ارجاع داده می‌شود، باید در پایان‌نامه این مستندات و مدارک را به‌طور جداگانه نیز ارسال کنید.
ذکر نام و اطلاعات تماس:
باید در پایان‌نامه، نام و نشانی شرکت یا سازمان، نام و نام خانوادگی فرستنده، پست سازمانی فرستنده، شماره تلفن و ایمیل فرستنده را ذکر کرد.
بررسی و ویرایش:
قبل از ارسال نامه، باید آن را به‌دقت بررسی و ویرایش کرد تا اشتباهات املا و گرامری وجود نداشته باشد و محتوای مناسبی ارائه شود.
نحوه شروع نامه اداری برای درخواست محترمانه
شروع نامه درخواستی می بایست با استفاده از کلمات محترمانه و مناسب صورت گیرد و باید دقت بالایی در این مورد داشته باشیم که نامه درخواستی حالت امری به خود نداشته باشد و این مورد نیازمند این است که بتوانیم از کلمات و جملات فوق‌العاده محترمانه و مناسب با جایگاه گیرنده نامه استفاده کنیم.
در ادامه به برخی از کلمات محترمانه و مناسب برای شروع یک نامه اداری درخواستی اشاره می‌کنیم.
با سلام و احترام؛
با احترام؛
با سلام و احترام، همان‌گونه که مستحضرید….
با سپاس از توجه شما،
با عنایت به دستور جنابعالی،
با احترام، پیرو نامه‌ی شماره‌ی ….
بااطلاع از موضوع،
با احترام به وضعیت فعلی،
با درود، بازگشت به نامه‌ی ….
با سلام و احترام، به استحضار می‌رساند ….
با عنایت به مسئله مطرح‌شده،
با احترام، به آگاهی می‌رساند ….
با احترام، به استحضار می‌رساند ….
ضمن تبریک سال نو، عطف به نامه‌ی ….
استفاده از این کلمات محترمانه در شروع نامه اداری، نشان از احترام و توجه به مخاطب دارد و می‌تواند به برقراری ارتباطات مؤثر میان افراد و سازمان‌ها کمک کند.
انواع نامه‌های اداری
نامه اداری از منظر سطوح سازمانی نیز بخش‌بندی مختلفی دارد:
سازمان‌ها ممکن است به انواع مختلفی با یکدیگر مکاتبه کنند. این نوع نامه‌ها ازنظر اینکه سازمان‌های نویسنده یا گیرنده داخل یا خارج از سازمان باشد، متفاوت است. همچنین بر اساس‌نامه‌های خارجی یا داخلی نیز در بایگانی اسناد ذخیره می‌شوند.
نامه صادره (نامه‌های خارجی): مکاتباتی که از درون سازمان با افراد یا سازمان‌هایی در خارج از آن انجام می‌شود، نامه‌های خارجی یا همان صادره می‌گویند. این نوع نامه‌ها ممکن است به یک وزارتخانه، شخص حقوقی یا حقیقی و یا سازمان دیگر باشد.
نامه وارده: مکاتباتی که از بیرون یک سازمان وارد شرکت و یا سازمان ما می‌شوند.
نامه‌های داخلی: نامه‌های داخلی سازمان نامه‌هایی است که بین واحدهای مختلف داخل یک سازمان ردوبدل می‌شود و ممکن است موضوعات مختلفی داشته باشد. این نامه‌ها نیز می‌تواند از واحدهای بالا رتبه‌تر به واحدهای پایین‌تر یا بالعکس اتفاق بیفتد.
دسته‌بندی انواع نامه اداری بر اساس مضمون نامه:
نامه اداری دستوری: این نوع نامه‌ها از مقامات بالاتر و مدیران ارشد به کارکنان پایین‌تر فرستاده می‌شود.
نامه‌های هماهنگی: این نوع نامه به لحاظ اینکه جنبه هماهنگی و اطلاعی دارد، بین دو مقام مساوی جابه‌جا می‌شود.
نامه‌های بازدارنده: این نوع نامه‌ها نیز از مقامات بالاتر و مدیران به کارکنان نوشته می‌شود. مفهومی بازدارنده دارد و فرد را از انجام کاری منع می‌کند.
نامه‌های درخواستی: نامه‌هایی هستند که در آن‌ها مقامات پایین‌تر از مدیران درخواستی دارند. این نامه‌های اداری با استفاده از فرم اداری ارسال می‌شوند. مثل درخواست وام، مرخصی و…
نامه‌های امنیتی: این نوع نامه‌ها دسته‌ای از نامه‌ها هستند که شامل نامه‌های محرمانه نیز می‌شود. گاها این نوع نامه‌ها را در دبیرخانه محرمانه نگهداری می‌کنند.
اجزای نامه اداری:
سربرگ (سرلوحه)
عناوین گیرنده: شامل نام سازمان یا اسم و سمت گیرنده
موضوع نامه: درخواست اقلام و تجهیزات– خروج کالا از انبار و…
متن اصلی نامه
محل امضاء
رونوشت نامه
نشانی
انواع نامه از نظر قالب
1- نامه‌ی اداری
2-گزارش
3- حکم
4- بخشنامه
5- دستورالعمل
6- صورت‌جلسه
7- آگهی، اطلاعیه، تبریک، تسلیت
8- احکام اداری
9- اسناد و نوشته‌های حقوقی
10- …
انواع نامه اداری ازنظر رسمیت داشتن
نامه‌های رسمی
این‌گونه نامه‌ها به‌طور رسمی و با آداب خاص نوشته می‌شود. نامه‌های رسمی از سوی افراد، سازمان‌ها و نهادها و مؤسسه‌های دولتی و خصوصی و بالعکس نوشته و مبادله می‌شود و از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می‌شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می‌شود.
نامه‌های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می‌شوند، رسمی تلقی می‌شوند؛ بنابراین تمامی انواع نامه‌نگاری رسمی اعم از بخشنامه، ابلاغ‌نامه، آیین‌نامه، حکم، صورت‌جلسه، دستورالعمل، گزارش، اساسنامه، صورت‌حساب‌ها و حتی مناقصه، مزایده، آگهی‌های تبریک، تسلیت و … به‌محض ثبت در دفاتر اداری ((رسمی)) تلقی می‌شوند.
نامه‌های غیررسمی
این‌گونه نامه‌ها میان دوستان و بستگان و اقوام، ردوبدل می‌شود و بیشتر حاوی مسائل شخصی و دوستانه و خانوادگی است.
انواع نامه اداری ازنظر سطح سازمانی
از این حیث نامه‌ها به درون‌سازمانی و برون‌سازمانی تقسیم می‌شوند:
نامه‌های درون‌سازمانی
کلیه مکاتباتی است که در یک اداره یا سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می‌گیرد. این‌گونه نامه‌ها ممکن است بین دو اداره، بخش، واحد یا قسمت هم‌سطح انجام گیرد؛ برای مثال نامه‌نگاری اداره‌ی حسابداری با خدمات یا امور کارپردازی با واحد کارگزینی یا بالعکس، بنابراین در تقسیم‌نامه‌ها بایگانی این‌گونه نامه‌ها جداست. چنانچه نامه‌نگاری واحد یا اداره‌ی مالی هم‌سطح، گسترده باشد، نامه‌نگاری هر واحد، به‌طور مجزا طبقه‌بندی و بایگانی می‌شود؛ مثال:
– نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسئول پایین‌تر؛
– نامه بین دو واحد یا مقام هم‌سطح در یک سازمان؛
– نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا؛
– نامه کارکنان به رؤسا و یا واحدهای درون‌سازمانی؛
ممکن است نامه‌های درون‌سازمانی از واحد بالاتر به واحد پایین‌تر باشد؛ مثل نامه‌های مدیرکل یا رییس سازمان یا مقام وزارت به سطوح پایین‌تر خود. این نامه‌نگاری اغلب در شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخشنامه و پی‌نوشت در هامش نامه باشد. پی نوشت مدیران سطوح بالا بیشتر حاشیه، یا قسمت پایین نامه است؛ از این رو نامه‌هایی که قرار است مدیر بالاتر به مدیران سطوح پایین ارجاع دهد در حاشیه جای مناسب پیش‌بینی شود همچنین از سطوح بالا به پایین ممکن است بر یک نامه چندین پی‌نوشت زده شود.
ممکن است نامه‌های درون‌سازمانی از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالا نگاشته شود. این‌گونه نامه‌ها نیز یا پاسخ به درخواست مقام بالاتر است که در شکل گزارش ارائه می‌شود و یا درخواست انجام کاری است که در این صورت نامه باید مستدل و به همراه مدارک لازم و توضیحات کامل ارائه شود.
گروهی از نامه‌های درون‌سازمانی درخواست یا نامه‌ی یک کارمند به یک واحد سازمانی یا خطاب به مدیران عالی‌رتبه است. این‌گونه نامه‌ها اغلب جنبه‌ی شخصی دارد. وگرنه نامه‌ی یک کارمند به سطوح بالاتر روال اداری خود را طی می‌کند.
بخشی دیگر از نامه‌های اداری درون‌سازمانی نامه‌ی یک واحد برای کارمند است، این‌گونه نامه‌ها اغلب احکام مأموریت، توبیخ‌های اداری، تشویق‌نامه‌ها و نظایر آن‌هاست.
نامه‌های برون‌سازمانی
نامه‌هایی هستند که به خارج از سازمان یا اداره نوشته می‌شود. مسیر رفت‌وبرگشت این‌گونه نامه‌ها در دو اداره‌ی مختلف یا وابسته به دو وزارت خانه، شرکت یا سازمان متفاوت است. ممکن است سازمانی یا یکی از واحدهای سازمان به سازمان یا یکی از واحدهای سازمانی در مورد خاص مکاتبه کند؛ برای مثال معاونت درمان وزارت بهداشت با مدیریت جهاد کشاورزی. برخی از واحدها بنابر وظایف محوله می‌توانند به‌طور مستقیم با سازمان‌های دیگر بدون رعایت سلسله‌مراتب اداری مکاتبه نمایند مثل امور مالی اداره‌ها با وزارت اقتصاد و امور اداری یا سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی.
انواع نامه های اداری ازنظر درون‌مایه و محتوا
نامه در هر سطحی که درون سازمان یا برون سازمان نوشته شود، ممکن است جزو نامه‌های خبری، بازدارنده، دستوری و درخواستی و یا هماهنگی باشد.
نامه‌های خبری
در این دست نامه‌ها، نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می‌رسد؛ برای مثال درباره‌ی موضوعی یا شخصی استعلام کرده‌ایم، اداره‌ی پاسخ‌دهنده، پاسخ رد یا قبول را به اطلاع می‌رساند. نوشتن این نامه‌ها در دو جهت، واحد یا مقام از پایین به بالا و از بالا به پایین نگارش می‌شود.
نامه‌های بازدارنده
نامه‌هایی هستند که محتوای آن باز داشتن از کاری است که در حال شکل‌گیری و انجام است در این‌گونه نامه ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید.
نامه های درخواستی
نامه هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن است. این نامه‌ها بیشترین نامه‌های اداری را تشکیل می‌دهد و از سطوح پایین مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می‌شود.
نامه‌های هماهنگی
این نامه‌ها دربردارنده‌ی پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه‌ریزی است و بین دو واحد یا چند وزارتخانه ردوبدل می‌شود. بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌ها از این نوع نامه ها هستند.
نامه های دستوری
این گونه نوشته‌ها از مقام بالا خطاب به کارکنان یا مؤسسه‌های زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می‌شود و انجام کار یا نتیجه‌ی اقدامی را می‌خواهد.
انواع نامه های اداری از نظر درجه‌ی امنیتی
از این حیث نامه‌ها را به عادی و غیرعادی تقسیم می‌کنند.
نامه های عادی و معمولی
اغلب نامه‌های اداری عادی است و از درجه‌ی اهمیت پایین تری نسبت به نامه‌های غیرعادی برخوردارند و در سرعت پیگیری و دقت در تهیه‌ی پاسخ و مقام مرجع رسیدگی کننده، از همان قواعد و قوانین نامه های معمولی پیروی می کنند و گردش کاری آن‌ها همان است که در اداره ها معمول است.
نامه های غیرعادی یا طبقه بندی شده
شامل نامه هایی می شود که از درجه‌ی اهمیت بالاتری برخوردارند و شامل نامه‌های محرمانه، خیلی محرمانه و سرّی و تمام سرّی می‌شوند. تمامی این نامه‌ها ممکن است مستقیم باشند یا غیرمستقیم. اگر مهر مستقیم خورده باشند، نامه بدون واسطه و تنها به دست مسئول مستقیم اداره یا رئیس سازمان یا شخص وزیر باز شده و رسیدگی می شود.
نامه های محرمانه ی غیرمستقیم آنهایی هستند که غیر از رئیس، مسئولان ذی‌ربط حق باز کردن و رسیدگی به آن‌ها را دارند. به طور معمول مهرهای مستقیم محرمانه، مستقیم-سری، مستقیم-خیلی محرمانه، غیرمستقیم-محرمانه با جوهر سرخ رنگ بر روی پاکت و نامه زده می شود. این گونه نامه‌ها میان مراکز تصمیم‌گیری بالا و مراکز نظامی و وزارت اطلاعات ردوبدل می‌شود.
نامه‌های اداری با مضامین محرمانه در فایل کامپیوتری با کد رمز محفوظ است و در گوشه‌ی سمت چپ با قلم زیرخط دار و خط ایتالیک درشت‌تر از خط متن نوشته می‌شود: ((محرمانه))، چنانچه نامه ((محرمانه‌ی مستقیم)) است، این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.
انواع نامه از نظر واحد اقدام کننده
هر یک از واحدهای اداری که نامه‌ای تهیه می‌کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می‌گیرند؛ مثلاً نوشته‌هایی که در ذی‌حسابی و حسابداری تهیه می‌شود به نام ((نامه‌های مالی)) خوانده می‌شود و از این دیدگاه می‌توان انواع نامه‌ها را برشمرد:
1- نامه‌های اداری
2- نامه‌های مالی
3- نامه‌های فنی
4- نامه‌های آموزشی
5- نامه‌های بازرگانی
6- نامه‌های حقوقی
و …
انواع نامه از نظر اقدام
از این دیدگاه نامه‌ها به دو دسته تقسیم می شوند:
نامه‌های عادی
این گونه نامه ها مسیر ارتباطی خود را از مبدأ تا مقصد و برعکس به صورت عادی طی می کنند.
نامه های فوری
این گونه نامه‌ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرار گیرد از مبدأ با مهر فوری مشخص می‌شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه‌ها انجام می‌شود. در سازمان گیرنده هم به محض رویت ((مهر فوری)) خارج از نوبت ثبت و به اقدام کننده ارجاع می‌شود. نامه‌های فوری 48 ساعته باید مورد اقدام قرار گیرد. در سیستم اداری واژه‌های دیگری نیز برای نامه‌های فوری به کار برده می‌شود که برگرفته از پیام‌های نظامی است؛ مانند فوری (48 ساعته)، خیلی فوری (24 ساعته)، آنی (به محض وصول)، اما نامه‌های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد ((اقدام سریع)) نوشته می‌شود.
جهت شرکت در دورهVIP نامه نگاری و کسب اطلاعات بیشتر
همین الان با ما در تماس باشید
02122445406
09120561585
جهت دانلود فیلم آموزش نامه نگاری اداری اینجا کلیک کنید.
منبع: راهمند
ثبت ديدگاه