نحوه نوشتن نامه به مقام بالاتر یکی از دغدغه‌های افرادی است که با مکاتبات اداری سروکار دارند.
زمانی که قصد دارید به مقامی بالاتر نامه بنویسید، رعایت اصول نگارش رسمی، کلمات و جمله‌بندی از اهمیت بالایی برخوردار است.
این سبک نامه‌ها به دلیل حساسیت بالا علاوه بر انتقال پیام، باید جایگاه مخاطب را با احترام و حرفه گری حفظ کند.
در این مقاله به مهم‌ترین نکات نامه به مقام بالاتر اشاره می‌کنیم.
مدت‌زمان مطالعه 5 دقیقه

مهم‌ترین نکات نامه به مقالم بالاتر:

1. انتخاب عنوان و نام مناسب

• ذکر دقیق عنوان شغلی:
همیشه عنوان کامل و رسمی مقام مخاطب را در ابتدای نامه بیاورید. این نشان‌دهنده احترام شما به جایگاه اوست.
مثال:
• “جناب آقای دکتر [نام خانوادگی]”
• “سرکار خانم [نام خانوادگی]، معاون محترم [بخش یا سازمان]”
• “حجت‌الاسلام‌والمسلمین [نام خانوادگی]، رییس محترم [سمت]”
• استفاده از عناوین احترام‌آمیز:
عبارات خاصی مانند «محترم»، «ارجمند»، «معظم»، و «بزرگوار» برای مقامات بالاتر مناسب هستند.
مثال:
• “ریاست محترم [سازمان]”
• “مدیرکل محترم [بخش]”

2. استفاده از عبارات افتتاحیه رسمی و محترمانه

پس از عنوان و نام، یک عبارت احترام‌آمیز و ادبی برای شروع نامه آورده می‌شود.
• مثال:
• “با سلام و احترام،”
• “با نهایت احترام و ارادت،”
• “احتراماً به استحضار می‌رساند که…”

نکته: از استفاده از عبارات بیش‌ازحد رسمی که متن را سنگین یا مبالغه‌آمیز کند، پرهیز کنید.

3. بیان هدف با شفافیت و احترام

جملات آغازین باید به‌گونه‌ای باشند که هدف اصلی نامه را مشخص کرده و حس احترام به مقام مخاطب را منتقل کنند.
• مثال:
• “بدین‌وسیله به استحضار می‌رساند [موضوع] نیازمند توجه حضرت‌عالی است.”
• “خواهشمند است دستور فرمایید در خصوص [موضوع] اقدامات مقتضی انجام گیرد.”
• “احتراماً ضمن تشکر از تلاش‌های ارزنده جنابعالی، درخواست می‌گردد…”

4. تأکید بر جایگاه و اهمیت مخاطب

در ابتدای نامه می‌توانید به دستاوردها یا نقش مثبت مقام موردنظر اشاره‌ای کوتاه داشته باشید. این کار حس احترام را تقویت می‌کند.
• مثال:
• “با توجه به نقش کلیدی حضرت‌عالی در مدیریت [موضوع]…”
• “ضمن تقدیر از زحمات بی‌وقفه جنابعالی در [زمینه]…”

5. لحن متواضع و محترمانه

در تمامی جملات باید از افعال و عباراتی استفاده کنید که تواضع و احترام را نشان دهد.
• افعال پیشنهادی:
• “خواهشمند است”
• “استدعا دارم”
• “دستور فرمایید”
• “مراتب را مورد عنایت قرار دهید”
• عبارات نمونه:
• “امید است با عنایت ویژه حضرت‌عالی…”
• “خواهشمند است در صورت صلاحدید…”

6. پرهیز از اطناب و زیاده‌گویی

مقدمه و شروع نامه باید کوتاه، روشن و متمرکز بر هدف باشد. از حاشیه رفتن یا استفاده از عبارات طولانی و پیچیده خودداری کنید.

نمونه کامل شروع نامه به مقام بالاتر

جناب آقای دکتر [نام خانوادگی]
مدیرکل محترم [بخش]

با سلام و احترام،

احتراماً به استحضار می‌رساند در خصوص [موضوع] و با توجه به اهمیت موضوع در پیشبرد اهداف [سازمان/بخش]، موارد زیر تقدیم حضور می‌گردد. خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم مبذول گردد.

چند نکته پایانی:

1. امضای نهایی:
در انتهای نامه، عبارات احترام‌آمیز بیشتری مانند «با تشکر و احترام»، «ارادتمند»، یا «با تقدیم احترامات فائقه» اضافه کنید.
2. ظاهر نامه:
نامه باید ظاهری مرتب و بدون خطاهای نگارشی داشته باشد. استفاده از کاغذ سربرگ‌دار رسمی توصیه می‌شود.
3. شفافیت هدف:
مطمئن شوید که هدف نامه در همان جملات ابتدایی به‌روشنی بیان شود.

با رعایت این اصول، نامه شما تأثیرگذار، حرفه‌ای و محترمانه خواهد بود.
همین حالا جهت ثبت نام و شرکت در دوره نامه نگاری و گزارش نویسی با ما در تماس باشید.
02122445406
09120561585