مسئول دفتر حرفه ای-شناخت نقاط ضعف و قوت
مسئول دفتر حرفه ای و مجرب امروزه به یکی از مهمترین دغدغه پیش روی مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها تبدیل شده است.
تلقی عموم مردم از مسئول دفتر این است که این پست نیاز به تخصص چندانی ندارد و صرفاً شرح وظایف یک مسئول دفتر حرفه ای را تنها در برقراری مکالمات تلفنی، تنظیم وقت، ثبت و صدور نامه و تنظیم قرار ملاقات و تعیین ساعت می‌دانند که این برداشت‌ها درست نیست.
یک مسئول دفتر مدیرعامل با توجه به شناختی که از سازمان خود پیدا خواهد کرد می‌تواند عهده‌دار بخشی از وظایف و مسئولیت‌های حوزه مدیریت شود که تمامی اطلاعات مورد نیاز از طریق او به مدیر منتقل شود. پس باید برای تصدی این شغل وفاداری به سازمان، رازداری و تعهد را در دستور کار خود قرار دهید.
برای مطالعه مهارت های لازم و مورد نیاز یک مسئول دفتر اینجا کلیک کنید.
در دوره آموزش مسئول دفتر حرفه‌ای (VIP) تمامی آنچه یک مسئول دفترحرفه ای به آن نیاز دارد را توضیح و آموزش خواهیم داد.
مهمترین مهارت های یک مسئول دفتر حرفه ای
•آشنایی و مهارت در کار با کامپیوتر، اینترنت و نرم افزارهای مرتبط
•مهارت ارسال و دریافت اسناد الکترونیکی و فکس
•قابلیت تایپ ده انگشتی (فارسی – انگلیسی)
•آشنایی با زبان انگلیسی
•توانایی انجام مکاتبات اداری و آَشنایی با دستور زبان
•آشنایی با نرم افزارهای تنظیم جلسات و مدیریت زمان
•مهارت استفاده از اتوماسیون اداری
• توانایی بایگانی اسناد و مدارک
• روابط عمومی قوی و حرفه ای
•آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات در محیط کار
•آشنایی کامل با سازمان، چارت سازمانی، مدیریت، قوانین و مقررات و…
•و…
نقاط قوت مسئول دفتر
مسئول دفتر به عنوان شخصی که در طول فعالیت کاری خود دائماً به مدیر خود در ارتباط است و به واسطه این ارتباط با تمامی خصوصیات اخلاقی مدیر آشنا و به واسطه جایگاهی که دارد با تمامی امور جاری و حتی اسرار سازمان نیز آگاهی دارد.
این آگاهی و شناخت به مسئولین دفاتر مدیرعامل کمک خواهد کرد تا تبدیل به یک برنامه‌ریز موفقی شوند، یعنی بتواند برنامه کارش را تدارک ببیند، نیازها و مقتضیات سازمان را بشناسد و آن را پیش‌بینی کند و به او کمک خواهد کرد که از زمان، دانش، قوه ابتکار و تجربه خود حداکثر استفاده را ببرد.
با توجه به اینکه مسئول دفتر حرفه ای حکم ویترین هر سازمانی است، باید چه در ظاهر و پوشش و چه در مهارت های ارتباطی و خصوصیات اخلاقی الگوی سایر همکاران در سازمان باشد؛ یعنی همیشه بهترین سازمان خود باشد.
مهارت های ارتباطی یکی دیگر از نقاط قوت مسئول دفتر حرفه ای است و به دلیل ارتباط گسترده ای که در سازمان برقرار می کند از این مهارت برخوردار خواهد شد.
همچنین توانایی آموزش و راهنمایی نیز با توجه به شناخت سازمان و مدیریت در مسئولین دفاتر به شکل بارزی وجود دارد.
نقاط ضعف مسئول دفتر
با توجه به حجم و وسعت کاری مسئولین دفاتر مدیریت زمان به یکی از مهمترین دغدغه های مسئول دفتر در سازمان تبدیل شده است. توانایی مدیریت همه کارها از ارباب رجوع گرفته تا پرسنل سازمان و مدیریت، تونایی و قدرت بالایی را می طلبد که گاهی با مشکلاتی مواجه خواهند شد.
یکی دیگر از مشکلاتی که گاه مسئولین دفاتر مدیران با توجه به حجم کارها و مراجعات متعدد مرتکب آن می شوند، از دست دادن صبر و تحمل و فشار عصبی و استرس شغلی است؛ که تلاش می شود در دوره مسئول دفتر حرفه ای به تمامی راه حل های مناسب برای حل این می پردازیم.
از دیگر چالش های شغل مسئول دفتری رعایت جزئیات سازمانی است که گاه در برخی مواقع این جزئی بودن ها در میان مسئولین دفاتر وجود ندارد و باعث ایجاد مشکلات و چالش هایی برای مسئولین دفاتر شده است.
سرفصل های دوره مسئول دفتر حرفه ای
بخش ۱: شناخت شغل منشی و مسئول دفتر
- شناخت وظایف و مهارت های مورد نیازشغلی
- شناخت مدیریت در سازمان
- شناخت جایگاه سازمانی و اهمیت شغل مسئول دفتر
- شخصیت شناسی به روش MBTI
بخش ۲: مهارت‌های ارتباطی
- شناخت روابط عمومی و مهارت‌های ارتباطی مسئول دفتر در سازمان
- نحوه بر قراری ارتباط حرفه‌ای با مدیر، مشتریان و همکاران
- چگونه استفاده از تلفن، اصول صحبت با تلفن، آداب تلفن زدن و…
- آموزش فن بیان و زبان بدن ویژه منشی و مسئول دفتر
- راه‌های نفوذ در دیگران
- آموزش آداب معاشرت، تشریفات و اتیکت شخصی
- آداب معاشرت با مدیر، همکاران و مشتریان و میهمانان
- شناخت نکات طلایی در ارتباطات
بخش ۳: آموزش فنون اداری
- آموزش نامه‌نگاری و آیین نگارش
- آموزش بایگانی
- آموزش تایپ سریع و حرفه‌ای
- شناخت نرم‌افزارهای کاربردی
- ترفندهای کار با رایانه و اینترنت و نرم‌افزارهای کاربردی
- آشنایی با تجهیزات محیط کار و نحوه استفاده
- ارگونومی در محیط کار
بخش ۴: چگونگی تنظیم قرار ملاقات ها، جلسات و برنامه‌ریزی
- شناخت جلسات و مهارت مدیریت جلسات
- چگونگی تنظیم قرار ملاقات ها و جلسات
- تنظیم برنامه های مدیر
- نکات مهم در برگزاری جلسات
- برنامه‌ریزی روزانه و آشنایی با ترفندهای برگزاری جلسات و هماهنگی‌های لازم
- شناخت نرم‌افزارهای ویژه‌برنامه ریزی و تنظیم قرار ملاقات ها
- آموزش مدیریت زمان
بخش ۵: ظاهر و پوشش
- ویژگی‌های کلی ظاهر و پوشش رسمی
- شناخت کلیه موارد در مورد ظاهر و پوشش حرفه‌ای و رسمی
- کیف، کفش، مانتو، شال و روسری، عطر و ادکلن، آرایش، کت و شلوار، زیورآلات و…
بخش ۶ آموزش مهارت‌های فردی ویژه منشی و مسئول دفتر
- ترفندهای ایجاد انگیزه
- آموزش بازاریابی و تبلیغات
- آموزش فروش
- مدیریت استرس، خشم و کنترل فردی
بخش ۷: نظافت،بهداشت و ایمنی و پذیرایی و کنترل پرسنل در محیط کار
برای شرکت در دوره VIP آموزش مسئولین دفاتر اینجا کلیک کنید
و یا با شماره تلفن های زیر با ما در تماس باشید.
02122445406
09120561585
ثبت ديدگاه