مهمترین مهارت های لازم و مورد نیاز یک مسئول دفتر

مهارتهای مسئول دفتر یکی از مهمترین ملاک های لازم و ضروری برای موفقیت سازمان است.

مسئول دفتر یکی از تأثیر گذارترین شغل های موجود در سازمان ها و شرکت هاست که در این مقاله به مهمترین مهارت های لازم برای مسئول دفتر و اینکه مسئولین دفاتر برای موفقیت در این شغل حساس چه دانش و مهارتی را علاوه بر شرح وظایفشان باید ارتقا و تقویت کنند، پرداخته ایم.

مهارت های یک مسئول دفتر

بسیاری از افراد با توجه به عدم شناخت شغل مسئول دفتری و شاید مقایسه آن با شغل منشی گری تصورشان بر این باشد که شغل مسئول دفتری به تخصص و مهارت خاصی نیاز ندارد. درحالی‌که افرادی که کمی از اهمیت این شغل آگاهی بدست بیاورند، متوجه اهمیت این شغل در سازمان و شرکت می شوند.

برای اینکه به اهمیت شغل مسئول دفتر پی ببرید کافی است که به چارت سازمانی شرکت و اداره خود نگاهی بیندازید و آنگاه به جایگاه بالای شغل مسئول دفتری پی خواهید برد، جایگاهی که بعد از مدیرعامل قراد دارد و حتی بالاتر از معاونت که نشان دهنده قدرت و جایگاه بالای شغل مسئول دفتری است.

در نتیجه این شغل را جدی بگیرید!

چرا مسئول دفتر در سازمان اهمیت دارد؟

اکثر مدیران هر سازمان امروزه اقدام به استخدام و جذب یک مسئول دفتر کرده اند و کمتر مدیرعامل و مدیری را سراغ داریم که از وجود یک مسئول دفتر خالی باشد.
مدیران به دلیل مشغله های موجود در سازمان، فرصت کمی را برای رسیدگی به همه امور محوله سازمان دارند،  و با کمبود زمان قابل توجهی روبه رو می شوند، و برای حل این مشکل اقدام به استخدام یک مسئول دفتر برای حل این مشکلات می کنند.

تجربه سازمان‌هایی که بررسی کرده ایم، نشان داده است که مسئول دفتر می تواند در جایگاه مدیریت هر سازمانی هم فعالیت کند، یعنی زمانی که مدیرعامل در دفتر حضور ندارد، بسیاری از دستورات از جانب مسئولین دفاتر ابلاغ می شوند و مدیریت بخش هایی هم به مسئولین دفاتر سپرده می شود، چراکه مسئول دفتر باید نقش محرم اسرار یک مدیر باشد و بتواند زمان مدیر و انرژی مدیر را برای رسیدگی به فعالیت های بزرگ تر افزایش دهد.

 پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!

پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی) >>> برای اطلاعات بیشتر، روی تصویر پایین کلیک کنید.

لیست مهمترین مهارت های مورد نیاز مسئولین دفاتر

1:  مهارت های ارتباطی قوی و موثر

مهمترین مهارت لازم برای تصدی مسئول دفتری برخورداری از مهارت های ارتباطی است، شما تصور کنید که شخصی دارای مهارت های فنی فوق العاده است، اما از مهارت ارتباطی کافی برخوردار نباشد، آنگاه به نظر شما چه اتفاقی خواهد افتاد؟

پس برخورداری از مهارت های ارتباطی شرط اساسی برای تصدی شغل مسئول دفتری در سازمان است.

مهمترین مهارت های ارتباطی مورد نیاز مسئولین دفاتر

– داشتن فن بیان قوی
-داشتن زبان بدن قوی و موثر
– برخورداری از دانش و قدرت مذاکره
– داشتن گیرایی و جذابیت در ارتباط
-توانمند در مذاکره و مکالمات تلفنی
-مهارت گوش دادن موثر
-توانمند در زمینه نحوه استقبال، بدرقه و پذیرایی
-برخورداری از مهارت های مکالمه به زبان انگلیسی

2: مهارت های فنی

با توجه به اهمیت شغل مسئول دفتری این شغل نیازمند برخورداری از توانمندی های فنی نسبتاً بالایی است.

•امروزه با توجه به سیستمی شدن اکثر سازمان‌ها، می‌توان گفت که بسیاری از کارهای اداری با استفاده از اتوماسیون اداری صورت می گیرد که یکی از مهارت های لازم برای مسئول دفتر داشتن و تخصص در زمینه اتوماسیون هاست.
•اما مهارت های کامپیوتری نیز از جمله ضروریات شغل مسئولین دفاتر می باشد، مهارت هایی از قبیل نرم افزارهای آفیس شامل ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت لوک و حتی فتوشاپ.

•این نکته را خاطر نشان کنیم که مهارت های فنی تنها به استفاده از موارد بالا ختم نمی شود، مثلا یک مسئول دفتر باید از نرم افزارهای برنامه ریزی جلسات مانند گوگل کلندر و سایرنرم افزارهای مدیریت زمان، چه ویندوزی و چه اندرویدی باید اطلاع داشته باشد.
•مهارت بعدی توانمندی در زمینه استفاده از اینترنت و نرم افزارهای مرتبط با آن است، مثلا آشنایی با ایمیل، شبکه های اجتمائی و حتی وب سایت را می توان در این زمینه نام برد.

از جمله سایر مهارت های مورد نیاز شغل مسئولین دفاتر می توان به موارد زیر اشاره کرد:

-تایپ 10 انگشتی
-آشنایی با آیین نگارش مکاتبات اداری
-آشنایی با نحوه فکس و پرینت 

-و سایر مهارت های مسئول دفتر که شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید.

3: مهارت های برنامه ریزی و مدیریت زمان

یکی از وظایف اصلی و مهمی که مسئولین دفاتر باید داشته باشند، توانایی برنامه ریزی جلسات، فعالیت های درون و برون سازمانی و برنامه های مدیر است.

چند راهکار عالی برای داشتن برنامه ریزی و مدیریت زمان فوق العاده

1: اهداف خود را در صورت ممکن در روز قبل تدوین و حتماً دردفترچه یادداشت کنید.
2: برای هر یک از اهداف خود اولویت های مشخصی را تعیین کنید. (ترتیب مهم و غیر مهم)
3: برای هر یک از وظایف خود زمان مشخصی را تعیین کنید.
4: استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی مانند outlook، wonderlist، googlekalender و سایر نرم افزار هامدیریت زمان می تواند کمک شایانی در موفقیت شما در این زمینه داشته باشد.

برخی از مهمترین نرم افزارهای مدیریت زمان ویژه اندروید و آیفون:

Reminder /wonderlist/evernote/ticktick

4: مهارت رهبری و مدیریت

مسئولین دفاتر شغلی است که نیازمند توانایی در زمینه رهبری و مدیریت است، شاید سؤال کنید که چرا مدیریت و رهبری؟
به عنوان مثال مدیریت پرسنل خدمات و پذیرایی، مخصوصاً در زمان جلسات یکی از مسئولیت های مهمی است که مسئولین دفاتر باید آن را بر عهده بگیرند، یا زمانی که مدیریت سازمان حضور ندارند بخشی از کنترل سازمان و مجموعه بر عهده مسئولین دفاتر خواهد بود.
اینکه ما بتوانیم کنترل اوضاع را در اختیار بگیریم نیازمند افزایش مهارت های مدیریتی و رهبری است.

اگر می خواهید در این زمینه موفق باشید حتماً از تجربیات افراد آگاه و توانمند در سازمان استفاده کنید، مهارت‌های ارتباطی با همکاران خود را ارتقا دهید، احساس همدلی و همکاری با سایر همکاران را داشته باشید و توانایی تفکر انتقادی و برخورد قاطعانه و درعین‌حال محترمانه را نیز بدست بیاورید.

5: مهارت مشارکت و همکاری در سازمان

سازمان عبارت‌اند از گروهی از افراد که با طرح و برنامه مشخص برای رسیدن به اهداف خاصی با یکدیگر همکاری می کنند.
اگر به تعریف سازمان نگاهی بیندازیم، همکاری و مشارکت بخش اصلی موفقیت در سازمان است، اگر می خواهید در سازمان به توفیق بالایی برسید حتماً باید از مشارکت و همیاری سایر همکاران خودتان استفاده کنید.

اینکه من مسئول دفتر هستم و درشان من نیست یا من نباید همکاری و مشارکت داشته باشم منسوخ شده است.
شما زمانی می‌توانید بیشترین بازدهی را داشته باشید که بتوانید تفویض اختیار کنید، یعنی بخشی از وظایف خود را به دیگران و افرادی که توانمندی بالایی دارند انتقال دهید و این نیازمند داشتن مشارکت و همکاری در سازمان است.

یادمان باشد اگر می خواهیم با ما همکاری کنند باید با آن‌ها همکاری کنیم.

6: مهارت تصمیم گیری

در شغل مسئول دفتری دستمان کمی باز تر است، یعنی مدیران اکثراً بخشی از تصمیمات را به ما واگذار می کنند، مثلا در بحث پذیرایی و خرید اقلام مورد نیاز دفتر مدیریت اکثراً این اختیار را به ما می‌دهند.
نکته مهم در تصمیم گیری این است که بتوانیم در موقعیت های مختلف هوشمندانه، دقیق و به سرعت تصمیم گیری کنیم، یعنی با درنظر گرفتن شرایط و منفعت سازمان ومدیر بتوانیم تصمیماتی مناسب را اخذ کنیم.

مهارت های مسئول دفتر

پیشنهاد می کنم که هر مشکلی در زمینه تصمیم گیری و یا مسائل دیگر دارید از یک همکار آگاه و یا حتی مدیر خود راهنمایی بخواهید.

در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری (همراه با ارائه مدرک معتبر) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) و همچنین مشاوره ویژه مسئولین دفاتر مدیرعامل با تدریس آقای حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک مسئول دفتر و یا دفتر دار به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن ۲۲۴۴۵۴۰۶–۰۲۱ و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.

منبع: راهمند