چگونه دربرگزاری جلسات اداری موفق شویم؟ در جلسات کاری چگونه رفتار کنیم؟شرح وظایف منشی جلسه

 

در این مقاله به شما کمک خواهیم کرد تا در اتاق هیئت‌مدیره و یا اتاق رئیستان بدرخشید!

 

در این مقاله به  ویژگی منشی جلسه و شرح وظایف او پرداخته خواهد شد.

سعی می کنیم به تمام جزئیات و ریزه کاری های یک جلسه گروهی از چیدمان صندلی ها گرفته تا نحوه ی اداره جلسه بپردازیم. سپس در زمینه چگونگی ارائه وجه ای مطلوب از خود و شرکتی که در آن فعالیت می کنید راهنمایی های سازنده و مفیدی را خواهیم کرد. در انتها نیز خواهیم گفت که اگر مسئولیت برگزاری مراسم ویژه ای برگردنتان افتاد چه باید بکنید؟

در این مقاله به

نحوه ی برگزاری جلسات اداری

دستورالعمل برگزاری جلسات

اصول برگزاری جلسات

برگزاری جلسات مؤثر و همچنین

شرح وظایف منشی جلسه

می پردازیم.

در ابتدا این را یادآوری کنم که بیشتر اوقات از برنامه ریز یک جلسه قدر دانی نمی شود ولی چه کاری انجام بدهیم که از ما قدر دانی شود؟

برنامه ریزی جلسه (شرح وظایف منشی جلسه)

ضرورت برگزاری یک جلسه موفق را هدف و منظور واضح و مشخص از تشکیل آن تعیین می‌کند. خیلی از مواقع پیش آمده که حتی افراد از محتوا و موضوع اصلی جلسه آگاهی ندارندو فقط یک موضوع کلی از جلسه را به اعضای شرکت کننده اطلاع می دهند؛ که این اصلاً صحیح نیست!

در برنامه ریزی اقدام مهم این است که ما از بازخورد و مزایای این جلسه به اعضا اطلاع رسانی کنیم. مثلاً بگوییم که هدف ما از تشکیل جلسه این است که بتوانیم در این ماه محصولات خود را با مشارکت اعضا به طور کامل به فروش برسانیم.

سعی کنید به‌عنوان یک هماهنگ کننده جلسه چندین موارد را از قبل تهیه کنید که این موارد شامل:

+زمان شروع جلسه تاریخ شروع جلسه، مدت زمان شروع جلسه، وقت استراحت در جلسه، مکان جلسه، فهرست شرکت کنندگان در جلسه را به اطلاع کلیه اعضای شرکت کننده برسانیم؛ که این عامل باعث می شود که شرکت کنندگان با آگاهی کامل به جلسه وارد شوند و همچنین باعث می شود یک تصور کلی از این جلسه را داشته باشند.

+چک کردن تجهیزات جلسه از قبیل پروژکتور، سیستم های گرمایشی و سرمایشی، نور و …

+لیست موارد مورد نیاز جلسه را تهیه و قبل از شروع جلسه به خدمتکار و در جای مناسب در نزدیک ترین مکان برگزاری جلسه بگذارید.

ظاهر و پوشش در جلسه:

+اگر شرکت و یا اداره شما دارای آرم و برند خاصی است همیشه سعی کنید در پوشش خود نشانی از این برند باشد مثلاً در گوشه سمت راست کت خود می‌توانید این نشان را بزنید که این اقدام باعث بزرگ و مهم بودن شرکت شما می‌شود و همین اقدامات کوچک در موفقیت شرکت شما تأثیرات مهمی می‌گذارد.

 

+همیشه برای حضور در جلسه از یک لباس کاملاً رسمی (مثلاً کت و شلوار سرمه ای با پیراهن سفید) و خانم ها مانتو سرمه ای و مشکی می توانید استفاده کنید.

 

+سعی کنید لباس ها هماهنگ با سایر شرکت کنندگان در جلسه باشد خیلی خوب می شود که همه با نحوه ی پوشش در جلسات آشنا شوند.

 

+توصیه می کنم همیشه یک ساعت مچی عقربه دار ترجیحاً برای شرکت در جلسه به دست بیندازید؛ زیرا هم در پوشش و ظاهر شما تأثیرگذار است و هم اینکه زمان و مدت جلسه را می‌توانید داشته باشید؛ زیرا در بیشتر اوقات شایسته و درست نیست که حتی برای چک کردن ساعت هم به گوشی نگاه کنیم و این خوب نیست.

 

+لباس های شما همیشه باید اتو کرده باشد مخصوصاً در این روز.

 

+نکته مهم که بسیاری از افراد اطلاع ندارند این است که نوع پوشش، نوع کفش، نوع و برند گوشی، ساعت، کیف، خودکار می تواند بسیار تأثیر گذار باشد در نوع نگاه و شخصیت شما. تلاش کنید که همیشه برای مذاکرات، جلسات، مسافرت های کاری از بهترین لباس ها و برندها استفده کنید؛ زیرا دیگران شما را با این موارد قیاس می‌کنند و درباره شما نظر می دهند!

 

+از عطر و ادکلن مناسب استفاده کنید و یا اگر ممکن است استفاده نکنید! بنده خود مشاهده کرده ام که بعضی از افراد در جلسات از نوعی عطر تند و نامناسب استفاده کرده اند و باعث شده اند که کل جلسه وتعدادی از اعضای جلسه با حساسیت مواجه شوند و باعث آزاد و اذیت آن‌ها در این مکان‌های سربسته می‌شود.

 

+پوشش شما نباید عجیب و نامأنوس باشد سعی کنید ساده بپوشید تا توجه دیگران به شما جلب نشود.

 

+با موهای شانه کرده ساده و ریش های اصلاح شده به جلسه بیایید.

 

+اگر شما مسئول برگزاری جلسه هستید (منشی جلسه) همیشه سعی کنید نوع پوشش خود را با نوع پوشش مدیر خود هماهنگ کنید.

 

 

حین برگزاری جلسه:

 

هنگامی‌که به‌عنوان مسئول و رئیس جلسه حضور دارید

+هنگام جلسه مسئولیت جلسه را برعهده بگیرید.

+وقت شناس باشید در صحبت های قبل گفتم که تهیه جدول زمانی باعث می شود که شما در امر وقت شناسی موفق باشید.

+آگاهی از قوانین جلسه و نظم جلسه: مثلاً بگویید که زنگ خوردن  تلفن در حین جلسه مجاز نمی‌باشد، لطفاً قبل از جلسه تماس های خود را گرفته و گوشی خود را خاموش کنید.

+قرار نیست که چون شما ریاست جلسه را بر عهده دارید همیشه حق‌دارید در هر زمان صحبت کنید. اگر می خواهید صحبت کنید با بلند کردن دست و یا نگاه معنادار طرف مقابل را متوجه خود کنید.

+تعیین کنید که وظیفه سخنرانی در جلسه بر عهده ی چه کسانی می باشد.

 

*هنگامی‌که به عنوان هماهنگ کننده و منشی جلسه (جلسات) و رئیس دفتر در جلسه حضور دارید.

 

+در ورودی جلسه همیشه قوانین و مقرارت را در اعلانات یا مکان هایی که مورد توجه است بچسبانید.

 

+همچنین جدول مشخصات کلی جلسه را هم در این مکان خاص قرار دهید تا اگر افرادی از قبل اطلاع نداشتند در جریان آن قرار بگیرند.

 

+وظیفه‌ی کنترل و نظارت بر خدمتکاران و نیروهای خدماتی را بر عهده بگیرد.

 

+همه موارد را قبل از برگزاری جلسه کنترل کنید.

 

+کلیه صحبت ها و سخنرانی های جلسه را یادداشت برداری کنید و یا اگر امکان دارد فایل صوتی و تصویری آن را نیز تهیه کنید.

 

+همیشه لبخند بزنید و با افراد حاضر در جلسه مشغول صحبت های طولانی نشوید و سعی کنید به کلیه سؤالات آن‌ها پاسخ دهید تا با ابهام وارد جلسه نشوند.

 

+اطلاع‌رسانی قبل از جلسه را به کلیه اعضا برسانید.

 

 

[box type=”custom” bg=”#dd3b3b” border=”#1e73be”]در ضمن ما آموزش هایی بصورت حضوری حتی در سازمان شما (همراه با ارائه مدرک معتبر بین المللی) و غیرحضوری (بسته های آموزشی) ویژه منشی گری و همچنین رئیس دفتر با تدریس آقای حسین شیردل داریم که در آن مهارتهایی که یک منشی جهت برگزاری جلسات و هماهنگی فعالیت های مدیر و رئیس خود به آن نیاز دارد را در آن آورده ایم، برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت سرفصل های دوره و یا برگزاری آن در سازمان یا شرکت خود می توانید از طریق شماره تلفن ۲۲۴۴۵۴۰۶و ۰۹۱۲۰۵۶۱۵۸۵یا با ایمیل info@rahmand.com با کمال افتخار آماده پاسخگویی به سؤالات شما بزرگواران خواهیم بود.[/box]

 

پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!

 

 

 

پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی) >>> برای اطلاعات بیشتر، روی تصاویر پایین کلیک کنید.

 

 

پذیرایی از مهمان (آداب تشریفات اداری)

 

+خدمت گذران و نوع پوشش پذیرایی باید مشخص‌شده باشند.

 

+ از هندوانه، خربزه، پسته و؛ که خوردن آن‌ها در جلسه با مشکلاتی همراه است جلوگیری کنید.

 

+ اگر امکان دارد به ساده‌ترین صورت پذیرایی را انجام دهید. یادمان باشد هدف از برگزاری جلسه پذیرایی نیست!

 

+ آب و دستمال همیشه در جلسات باشد.

 

+ اگر جلسه در مدت یک و ساعت و نیم ادامه دارد می‌توان در دو نوبت به پذیرایی از افراد حاضر در جلسه اقدام کرد.

 

+ زمان انجام پذیرایی به اطلاع افراد و در جزوه چاپ‌شده یا تلفنی، ایمیلی اطلاع‌رسانی شده باشد.

 

+ سعی کنید در بیرون از جلسه هم پذیرایی مختصر و مفیدی بکنید چراکه بسیاری از افراد در حین جلسه به‌رسم ادب و یا زمان نداشتن نمی‌توانند از پذیرایی شما استفاده کنند.

 

+  اگر از شما بابت پذیرایی تشکر کردند در یک جمله بسیار کوتاه پاسخ بدهید و مشغول صحبت با آن‌طرف نشوید.

 

+ از تمامی افراد بابت نحوه‌ی ارائه پذیرایی نظرخواهی کنید.

 

آداب سخنرانی در جلسه:

 

+برای اجرای سخنرانی حتماً اجازه بگیرید.

 

+اگر شخص دیگری مشغول سخنرانی است صبر کنید سخنرانی تمام شود و سپس شما شروع کنید اگر نگران فراموشی مطلب هستید آن را یادداشت کنید و اگر سخنرانی طول کشید با یادآوری زمان به او منظور خود را بفهمانید.

 

+در قطع سخنرانی دقت کنید. مثلاً شما باید در مورد مطالب مرتبط با سخنرانی شخص قبلی سخنرانی کنید و همچنین از شخص قبلی بابت نظرات و بیانات او تشکر کنید تا ناراحتی قطع سخنرانی در آن شخص کمتر شود. ترجیحاً به دنبال قطع سخنرانی طرف مقابل نروید زیرا باعث عدم اعتماد و ناراحتی طرف مقابل می‌شود.

 

+هنگام سخنرانی یک دستمال به همراه داشته باشید؛ زیرا ممکن است عرق زیادی باعث آزار و اذیت شما بشود.

 

+قبل از سخنرانی آب بنوشید. چندین نفس عمیق به‌آرامی بکشید تا آرامش خود را به‌طور کامل به دست بیاورید.

 

+متن سخنرانی خود را از قبل آماده کرده باشید، چه روی کاغذ، چه در ذهن و خلاصه آن را چند لحظه قبل از سخنرانی در ذهن خود اجرا کنید.

 

+ استفاده از ترفند شوخی مناسب و لبخند همیشگی و اجازه دادن به بیان نظرات افراد

 

+ در پایان جلسه سعی کنید نظرخواهی کنید و تصمیمات نهایی را به رأی بگذارید.

 

وظایف شما به‌عنوان شرکت‌کننده در جلسه نه رئیس!

*تابع رئیس جلسه باشید.

 

*قطع نکردن صحبت رئیس جلسه و اعضا

 

*اگر قرار است شما در جلسه صحبت کنید پس بدانید وقت به شما هم خواهد رسید!

 

 

*اگر می‌خواهید مطالبی را به رئیس جلسه به عنوان منشی جلسه یادآوری کنید بدون اطلاع بقیه افراد بهتر است از یک یادداشت استفاده کنید.

 

*برخی دیر به جلسه می‌رسند و با سروصدا و جنجال وارد می‌شوند و درباره‌ی موضوع‌هایی که از اول جلسه مطرح‌شده انداز بغل‌دستی‌هایشان سؤال می‌کنند. شما هرگز چنین نکنید. اگر دیر رسیدید آرام باشید و از یکی از همکاران مهربان و دلسوز بخواهید که پس از اتمام جلسه، شمارا در جریان بگذارد و بحث‌های مطرح‌شده را برایتان توضیح دهد.

پیشنهاد ۱: آموزش حضوری (در محل کار شما و مجموئه ما _ تمام نقاط کشور) >>> همین حالا تماس بگیرید!

برای شرکت در دوره VIPآموزش منشی گری و مسئول دفتر اینجا کلیک کنید!

 

 

 

پیشنهاد 2 :آموزش غیرحضوری (بسته آموزشی) >>> برای اطلاعات بیشتر، روی تصاویر پایین کلیک کنید.

 

 

 

نویسنده:حسین شیردل

 

منبع:   ww.rahmand.com