تعریف نامه اداری چیست؟ سایت نامه نگاری اداری-ثبت نام ورکشاپ
تعریف نامه اداری 
به نوشته ای رسمی که حاوی یک موضوع اداری باشد که به واسطه آن ما پیام، هدف و منظور خودمان را به گیرنده منتقل کنیم نامه نگاری اداری می گویند.(تعریف نامه اداری)
مهمترین ویژگی یک نامه اداری و رسمی مناسب صراحت، سادگی، مختصر و مفید و برخورداری از نگارش صحیح و مناسب می باشد.
اهمیت اصطلاحات نامه نگاری اداری
در نوشتن نامه های اداری شما باید بتوانید با توجه به جایگاه، سبک نامه، گیرنده نامه و متناسب با فرهنگ‌سازمانی آن شرکت نگارش مکاتبات خود را انجام دهید.
استفاده از اصطلاحات جایگاهی، مدیریتی، مالی، حقوقی و رسمی از مهمترین اصطلاحاتی هستند که برحسب شرایط شما باید از هرکدام از این اصطلاحات استفاده کنید.
برای مثال برای مورد خطاب قراردادن افراد با جایگاه های بالاتر نیاز به استفاده از کلمه به استحضار می‌رساند یا خاطر عالی مستحضر است می‌باشد و برای جایگاه های پایین‌تر به اطلاع می رساند و به آگاهی می‌رساند می‌باشیم.
این نکته را همیشه به خاطر داشته باشید که سازمان‌های دولتی، خصوصی، نظامی، مذهبی و … هرکدام سبک و مدل نگارش خاص خود رادارند و قبل از ارسال نامه سبک نگارش آن شرکت و اداره را بررسی و سپس نسبت به تدوین آن نامه اقدام نمایید.
اصول نامه‌نگاری صحیح
نوشتن یک نامه اداری ساده و خوب و موفق نیاز به رعایت اصول نامه‌نگاری و نگارشی است. در زیر به برخی اصول نامه نگاری و نگارش نامه اشاره کردیم.
1. پرهیز از استفاده از جملات بلند و پیچیده: در نوشتن نامه باید از جملات ساده و روان استفاده کرد و از جملات بلند و پیچیده خودداری کرد.
2. استفاده از قالب‌های استاندارد: از قالب‌های استاندارد برای نوشتن نامه استفاده کنید. این قالب‌ها شامل عنوان، تاریخ، نام و سمت گیرنده، متن نامه، امضاء و رونوشت می‌شوند.
3. املا و نوشتار دقیق: در نوشتن نامه، باید به‌دقت املا و نوشتار خود را بررسی کرد و از اشتباهات املایی و نوشتاری خودداری کرد.
4. استفاده از زبان رسمی: در نوشتن نامه باید از زبان رسمی و مؤدبانه استفاده کرد و از اصطلاحات نامناسب و غیررسمی خودداری کرد.
5. رعایت اصول اخلاقی و قوانین: در نوشتن نامه باید از اصول اخلاقی و قوانین رعایت کرد و از بیان مطالبی که مخالف بااخلاق و قوانین هستند، خودداری کرد.
6. توجه به مخاطب: در نوشتن نامه باید به مخاطب خود توجه کرد و با توجه به مخاطب خود، از سبک و اصطلاحات مناسب استفاده کرد.
7. استفاده از مطالب مرتبط: در نوشتن نامه باید به موضوع موردنظر خود توجه کرد؛ و از مطالب مرتبط و دقیق استفاده کرد.
8. استفاده از اصطلاحات و واژگان متناسب: در نوشتن نامه باید از اصطلاحات و واژگان متناسب با حوزه خود استفاده کرد. و از اصطلاحات غیرمعمول و سخت‌گیرانه خودداری کرد.
9. موضوع نامه: باید موضوع نامه را با دقت و روشنی بیان کرد و از جزئیات لازم برای درک موضوع استفاده کرد.
10. ساختار نامه: باید ساختار مناسب برای نامه انتخاب کرد و در نوشتن آن به ترتیب و ارتباط بین پاراگراف‌ها توجه کرد.
11. مدت‌زمان نوشتن نامه: برای نوشتن یک نامه موفق، باید به مدت‌زمان نوشتن آن توجه کرد و به‌دقت و با دقت آن را نگارش کرد.
12. فرستادن کپی: در برخی موارد، فرستادن کپی از نامه می‌تواند مفید باشد. برای مثال، اگر به چند نفر نامه بنویسید، می‌توانید به همه آن‌ها کپی از نامه را ارسال کنید تا همه با محتوای نامه آشنا شوند.
13. پایان‌نامه: در پایان‌نامه، باید با تشکر از مخاطبان، نام و امضاء خود را درج کرد.
در کل، برای نوشتن یک نامه کاری موفق، باید به جزییات و اصول نگارشی توجه کرد و به‌دقت و با دقت آن را نگارش کرد. همچنین، باید همیشه به مخاطب خود توجه کرده و به سبک و اصطلاحات مناسب استفاده کرد.
نامه نگاری اداری نیاز به‌دقت و حساسیت بالایی می‌باشد و حتی با سایر نامه‌ها تفاوت زیادی دارد. در یک نامه اداری لحن رسمی همراه با رعایت ادب و احترام و نگارش صحیح نکته بسیار مهمی است که بسیاری از مدیران حساسیت بالایی برای آن دارند.
در صورتیکه نامه از ضوابط و قواعد یک نامه اداری تبعیت نکند، ممکن است از آن برداشت‌های زیادی انجام شود که این امر می‌تواند بسیار ناخوشایند باشد.
پس برای انتقال صحیح مفهوم و منظور شما باید نامه‌ای واضح، روان و مؤدبانه بنویسید.
در ادامه به نکاتی اشاره کردیم که می‌توانیم به‌واسطه آن‌یک نامه هوشمندانه و تأثیرگذار بنویسیم.
• در نوشتن یک نامه اداری باید سلسله‌مراتب به‌خوبی رعایت شود. اینکه بدانیم برای چه فردی، با چه مقامی قرار است نامه بنویسیم بسیار مهم است.
• نامه باید با ذکر نام و یاد خدا، شماره، تاریخ و اینکه پیوست همراه نامه است یا نه شروع شود.
• اگر در پاسخ به نامه‌ی دیگری نامه می‌نویسید. باید در آغاز نامه شماره و تاریخ نامه‌ای که در حال پاسخ دادن به آن هستید، بنویسید.
• متن نامه را تا جایی که می‌توانید رسا و واضح ذکر کنید.
• از تکرار بی‌معنی و بی‌مورد کلمات شدیداً خودداری کنید.
• در نامه‌های اینترنتی تایپ همه نامه با فونت بزرگ اصلا جالب نیست. تا حد ممکن فونت تیتر و عنوان را نسبت به بقیه متن تغییر دهید.
• در آخر نامه به‌اندازه یک خط از متن فاصله گذاشته و در قسمت چپ امضا کنید و تاریخ بزنید.
• به‌هیچ‌عنوان غلط املایی نداشته باشید.
• اگر قرار باشد که نامه به بخش‌های دیگری نیز ارجاع شود. باید در قسمت پایین نامه این نکته ذکر شود.
• سعی کنید از پاراگراف در نامه‌های اداری استفاده کنید.
• تا جایی که می‌توانید نامه خود را مختصر و مطالب اضافی و یا تکمیلی را در پیوست اشاره‌کنید.
یک پیشنهاد ویژه
همین حالا می‌توانید در دوره نامه نگاری و آیین نگارش اداری ثبت‌نام کنید و یا در درون سازمان و شرکت خود این دوره را برگزار کنید.
تلفن تماس:
02122445406
09120561585
منبع: راهمند
ثبت ديدگاه